Rembes Uang vs Reimburse, Apa Bedanya di Dunia Kerja?

Rembes uang – adalah istilah yang sering terdengar di dunia kerja, terutama saat karyawan mengeluarkan uang pribadi untuk kebutuhan kantor.

Meski terdengar sederhana, banyak yang belum paham arti sebenarnya dari rembes uang dan bagaimana prosedurnya dilakukan. Bahkan, istilah ini sering disamakan dengan reimburse, padahal keduanya memiliki konteks yang sedikit berbeda.

Bagi kamu yang bekerja di perusahaan, lembaga pemerintahan, atau startup, memahami arti rembes uang sangat penting. Selain membantu memastikan hak penggantian biaya kamu tidak terlewat, pengetahuan ini juga berguna agar proses administrasi berjalan lancar dan sesuai aturan keuangan kantor. Mari kita bahas secara lengkap mulai dari pengertian, perbedaan dengan reimburse, hingga contoh penerapannya di dunia kerja.

Apa Itu Rembes Uang?

Secara umum, rembes uang adalah proses pengembalian dana kepada karyawan setelah mereka menggunakan uang pribadi untuk kepentingan perusahaan. Misalnya, kamu membeli alat tulis, membayar ongkos kirim dokumen, atau menanggung biaya bensin saat perjalanan dinas. Biaya tersebut bisa kamu ajukan kembali untuk diganti oleh perusahaan.

Contoh penggunaan istilah ini dalam percakapan:

“Mbak, nota pembelian ATK-nya sudah saya serahkan buat rembes uang, ya.”
“Oke, nanti dicek sama bagian keuangan.”

Dalam praktiknya, istilah “rembes” lebih sering digunakan dalam percakapan sehari-hari dan bersifat informal. Namun secara administratif, istilah yang dipakai dalam dokumen resmi atau laporan keuangan adalah “reimburse” atau “reimbursement”.

Apa Itu Reimburse?

Reimburse atau reimbursement adalah istilah formal yang berarti penggantian biaya atas pengeluaran yang dilakukan seseorang untuk kepentingan perusahaan. Dalam konteks kerja, reimburse merupakan bagian dari sistem keuangan yang teratur dan biasanya memiliki aturan serta batasan yang jelas.

Contoh pengeluaran yang bisa diajukan melalui reimburse antara lain:

• Biaya transportasi dinas ke luar kota.
• Penginapan selama perjalanan dinas.
• Pembelian alat kerja atau perlengkapan kantor.
• Konsumsi rapat dan representasi dengan klien.

Karena sifatnya resmi, pengajuan reimburse harus disertai bukti pengeluaran seperti kwitansi, nota, atau invoice yang sah agar bagian keuangan bisa memverifikasi kebenarannya.

Perbedaan Rembes Uang dan Reimburse

Meskipun arti dasarnya sama, ada perbedaan dalam konteks penggunaan rembes uang dan reimburse. Berikut perbandingan keduanya:

Aspek	Rembes Uang	Reimburse
Asal Istilah	Bahasa Indonesia (informal)	Bahasa Inggris (formal)
Konteks Penggunaan	Sehari-hari antar karyawan	Dokumen resmi perusahaan
Dokumentasi	Bisa sederhana, cukup nota atau struk	Wajib bukti resmi seperti invoice atau tiket
Kesannya	Lebih santai dan praktis	Lebih administratif dan formal
Tujuan	Penggantian biaya pribadi untuk kebutuhan kantor	Sama, tapi lewat sistem atau kebijakan resmi perusahaan

Dengan kata lain, rembes uang bisa dianggap sebagai istilah kasual dari reimburse, meskipun keduanya merujuk pada hal yang sama: penggantian dana.

Prosedur Pengajuan Rembes Uang

Setiap perusahaan memiliki aturan sendiri, tetapi secara umum langkah-langkah pengajuan rembes uang adalah sebagai berikut:

1. Mengeluarkan Biaya untuk Keperluan Kantor

Contohnya membeli tinta printer, membayar parkir saat rapat luar kantor, atau ongkos kirim dokumen penting.

2. Menyimpan Bukti Pengeluaran

Struk, nota, atau kwitansi harus disimpan dengan baik karena menjadi bukti sah saat mengajukan rembes uang.

3. Mengisi Formulir Pengajuan

Perusahaan biasanya menyediakan formulir reimburse dalam bentuk fisik atau digital melalui sistem HR atau aplikasi keuangan.

4. Melampirkan Bukti

Pastikan bukti pengeluaran dilampirkan bersama formulir dengan keterangan yang jelas mengenai tanggal, nominal, dan tujuan penggunaan uang.

5. Menunggu Persetujuan

Setelah diverifikasi oleh atasan dan bagian keuangan, uang akan ditransfer atau diberikan secara tunai sesuai jadwal perusahaan.

Contoh Kasus Rembes Uang di Dunia Kerja

Kasus 1 – Pembelian Alat Kantor
Rani, staf administrasi, membeli 3 rim kertas senilai Rp150.000 karena stok habis. Ia menyerahkan nota pembelian ke bagian keuangan untuk pengajuan rembes uang. Setelah disetujui, uang dikembalikan sesuai nominal pembelian.

Kasus 2 – Perjalanan Dinas
Andi ditugaskan ke luar kota dan mengeluarkan biaya transportasi, makan, serta parkir senilai Rp450.000. Setelah kembali, ia mengajukan reimburse lengkap dengan bukti struk. Setelah verifikasi, dana dikembalikan melalui transfer bank.

Kedua contoh di atas menunjukkan bahwa rembes uang dan reimburse sama-sama mengacu pada proses penggantian biaya, hanya berbeda dalam istilah dan tingkat formalitasnya.

Jenis Pengeluaran yang Bisa Diajukan Rembes Uang

Berikut beberapa jenis pengeluaran yang umumnya bisa diganti oleh perusahaan:

1. Biaya Transportasi – bensin, tol, parkir, atau tiket perjalanan dinas.
2. Biaya Konsumsi – makan siang rapat atau lembur.
3. Biaya Komunikasi – pulsa atau paket data yang digunakan untuk pekerjaan.
4. Pembelian Alat Kerja – seperti ATK, peralatan kebersihan, atau perangkat pendukung kerja.
5. Biaya Penginapan – jika ada tugas luar kota.

Namun, tidak semua pengeluaran bisa dirembes. Pengeluaran pribadi, hiburan tanpa izin, atau biaya yang tidak relevan dengan pekerjaan biasanya tidak disetujui oleh bagian keuangan.

baca juga : PTKP K/3 : Arti, Besaran Terbaru, dan Cara Menghitung Pajaknya

Tips Agar Rembes Uang Cepat Disetujui

1. Simpan semua bukti pengeluaran dengan rapi.
2. Ajukan secepat mungkin setelah pengeluaran terjadi.
3. Isi formulir dengan lengkap dan jelas.
4. Cantumkan alasan pengeluaran yang sesuai dengan kebutuhan kerja.
5. Gunakan format dan kode departemen yang benar.

Dengan mengikuti langkah ini, proses rembes uang akan lebih cepat diproses dan tidak ditolak oleh bagian keuangan.

Kesalahan Umum Saat Mengajukan Rembes Uang

1. Tidak Menyimpan Struk.
   Tanpa bukti, pengajuan otomatis akan ditolak.
2. Tanggal Tidak Relevan.
   Struk lama sering tidak diakui sebagai bukti sah.
3. Pengeluaran Tidak Berkaitan dengan Pekerjaan.
   Misalnya membeli barang pribadi lalu diajukan untuk rembes.
4. Kurang Penjelasan di Formulir.
   Formulir yang tidak lengkap bisa memperlambat proses verifikasi.

baca juga : PTKP K/2 : Arti, Besaran Terbaru, dan Cara Menghitung Pajaknya

Kesimpulan

Rembes uang dan reimburse memiliki makna sama: penggantian biaya pribadi yang digunakan untuk keperluan perusahaan. Bedanya, rembes uang merupakan istilah informal yang umum digunakan sehari-hari, sedangkan reimburse bersifat resmi dan tercatat dalam sistem keuangan.

Mengetahui perbedaan keduanya penting agar kamu bisa melakukan pengajuan dengan benar, cepat disetujui, dan tidak kehilangan hak penggantian biaya.

Jadi, kalau rekan kerjamu bertanya,

“Udah dirembes belum uang parkir kemarin?”
Kamu sudah tahu maksudnya: proses penggantian biaya alias reimburse sedang berlangsung — dan keduanya sama-sama penting di dunia kerja modern.

Merasa pengelolaan karyawan di perusahaan Anda belum optimal? Hal ini bisa berdampak pada produktivitas dan kepuasan tim. Jangan tunda lagi untuk mencari solusi yang tepat. Konsultasi sekarang dan bawa pengelolaan tim Anda ke level terbaik!