On boarding – adalah proses penting yang dilakukan perusahaan untuk membantu karyawan baru menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja, budaya perusahaan, serta tugas yang akan dijalankan. Meskipun terdengar sederhana, on boarding yang efektif dapat menentukan seberapa cepat seseorang beradaptasi dan menjadi produktif dalam tim.
Dalam dunia kerja modern, proses ini bukan hanya sekadar orientasi satu hari. On boarding kini menjadi strategi jangka panjang untuk memastikan karyawan baru merasa diterima, memahami nilai-nilai perusahaan, dan siap berkontribusi sejak hari pertama.
Apa Itu On Boarding?
Secara sederhana, on boarding adalah proses integrasi karyawan baru ke dalam perusahaan. Proses ini mencakup berbagai kegiatan mulai dari administrasi, pengenalan budaya kerja, pelatihan, hingga pendampingan awal.
Tujuannya agar karyawan tidak merasa asing dan bisa memahami peran serta tanggung jawabnya dengan baik.
Menurut data dari Society for Human Resource Management (SHRM), perusahaan dengan program on boarding yang baik mampu meningkatkan retensi karyawan hingga 82% dan produktivitas hingga 70% dalam enam bulan pertama kerja.
Mengapa On Boarding Itu Penting?
Proses on boarding sering dianggap sepele, padahal manfaatnya sangat besar, baik bagi perusahaan maupun karyawan baru. Berikut alasannya:
1. Mempercepat Adaptasi Karyawan Baru
Dengan on boarding yang terstruktur, karyawan bisa memahami sistem kerja dan budaya perusahaan lebih cepat, sehingga tidak kebingungan menjalankan tugas.
2. Meningkatkan Produktivitas
Karyawan yang diberi pelatihan dan panduan jelas akan lebih percaya diri, sehingga hasil kerjanya lebih optimal sejak awal.
3. Mengurangi Risiko Turnover
Karyawan baru yang merasa diterima dan diperlakukan dengan baik cenderung bertahan lebih lama di perusahaan.
4. Menumbuhkan Loyalitas dan Rasa Memiliki
On boarding bukan hanya soal pelatihan, tetapi juga membangun hubungan emosional antara karyawan dan perusahaan.
Tahapan Proses On Boarding Karyawan
Agar efektif, proses on boarding harus dilakukan secara bertahap dan terencana. Berikut empat tahapan utama yang umum diterapkan di berbagai perusahaan:
1. Pra-On Boarding
Tahapan ini dimulai setelah kandidat resmi diterima kerja.
Kegiatan yang dilakukan antara lain:
- Mengirimkan surat penawaran kerja dan kontrak.
- Menyiapkan perlengkapan kerja seperti laptop, ID card, dan email kantor.
- Memberi panduan awal tentang kebijakan perusahaan.
Tujuannya agar karyawan baru merasa disambut dan siap memulai hari pertama tanpa kebingungan.
2. Hari Pertama On Boarding
Hari pertama kerja adalah momen penting untuk meninggalkan kesan pertama yang positif.
Biasanya HRD akan melakukan:
- Company tour untuk mengenalkan lingkungan kerja.
- Sesi orientasi tentang visi, misi, dan budaya perusahaan.
- Pengenalan tim dan struktur organisasi.
Kegiatan ini membantu karyawan memahami siapa yang akan bekerja sama dengannya dan bagaimana sistem kerja berjalan.
3. Pelatihan dan Pendampingan
Pada tahap ini, karyawan mulai belajar tentang:
- Prosedur kerja dan tanggung jawab jabatannya.
- Penggunaan sistem atau aplikasi internal perusahaan.
- SOP (Standard Operating Procedure) di departemen masing-masing.
Banyak perusahaan juga menunjuk mentor atau buddy untuk mendampingi karyawan baru selama masa adaptasi.
4. Evaluasi dan Umpan Balik
Tahap ini biasanya dilakukan setelah satu bulan atau tiga bulan pertama. HRD akan mengevaluasi:
- Tingkat pemahaman dan adaptasi karyawan baru.
- Kinerja awal dan potensi pengembangan.
- Umpan balik dari karyawan terkait pengalaman on boarding.
Evaluasi yang baik membantu perusahaan memperbaiki proses ke depannya dan menjaga engagement karyawan tetap tinggi.
Strategi On Boarding yang Efektif
Agar proses on boarding berjalan sukses, perusahaan perlu memperhatikan beberapa hal berikut:
1. Buat Rencana Terstruktur
Setiap tahap harus memiliki tujuan yang jelas — mulai dari orientasi, pelatihan, hingga evaluasi. Jangan hanya fokus pada administrasi.
2. Gunakan Teknologi
Banyak perusahaan kini menggunakan software on boarding untuk memudahkan proses administrasi dan pelatihan online.
Contoh platform populer: BambooHR, Workday, dan SAP SuccessFactors.
3. Libatkan Tim dan Atasan Langsung
Jangan hanya HRD yang aktif. Atasan langsung juga perlu berperan dalam memperkenalkan karyawan baru pada tim dan proyek yang akan dikerjakan.
4. Berikan Pengalaman Positif
Karyawan baru akan mengingat kesan pertama mereka terhadap perusahaan. Pastikan hari-hari awal terasa menyenangkan, profesional, dan suportif.
baca juga : Contoh Laporan Kegiatan Lengkap : Format, Struktur, dan Cara Membuatnya
Perbedaan On Boarding dan Orientasi
Banyak orang menyamakan on boarding dengan orientasi kerja, padahal keduanya berbeda.
| Aspek | Orientasi | On Boarding |
|---|---|---|
| Durasi | 1–2 hari | 1–3 bulan (bahkan lebih) |
| Fokus | Pengenalan umum perusahaan | Adaptasi, pelatihan, dan integrasi kerja |
| Tujuan | Menyampaikan informasi dasar | Membentuk karyawan agar siap bekerja dan loyal |
| Penanggung jawab | HRD | HRD + Atasan langsung + Tim |
Contoh Kegiatan On Boarding di Perusahaan
Berikut contoh nyata kegiatan yang sering dilakukan dalam program on boarding:
- Sesi ice breaking atau team building.
- Company profile presentation.
- Training software internal perusahaan.
- Mentoring dan coaching.
- Feedback meeting setelah minggu pertama dan bulan pertama.
Tantangan dalam Proses On Boarding
Walaupun terlihat mudah, banyak perusahaan menghadapi kendala seperti:
- Kurangnya persiapan dokumen dan perlengkapan kerja.
- Informasi yang terlalu banyak di hari pertama.
- Minimnya komunikasi antara HRD dan atasan langsung.
- Tidak adanya evaluasi setelah masa adaptasi.
Untuk mengatasinya, perusahaan harus membuat panduan on boarding yang sistematis dan melibatkan semua pihak terkait.
baca juga : Jangan Kaget! Begini Cara Perusahaan Mengatur Gaji Outsourcing di Balik Layar
Kesimpulan
Proses on boarding bukan sekadar rutinitas administratif, melainkan strategi penting untuk memastikan karyawan baru bisa beradaptasi dan bekerja efektif sejak awal.
Dengan on boarding yang baik, perusahaan tidak hanya meningkatkan produktivitas, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang positif dan loyalitas jangka panjang.
Bagi HRD dan pimpinan perusahaan, penting untuk melihat on boarding sebagai investasi sumber daya manusia, bukan sekadar formalitas.
Sementara bagi karyawan baru, proses ini adalah kesempatan emas untuk mengenal budaya kerja, membangun relasi, dan menunjukkan potensi terbaik sejak hari pertama.
Mau kelola karyawan lebih mudah dan tanpa stres? Proses yang sederhana dan terorganisir membuat pekerjaan HR jadi lebih lancar. Jangan biarkan pengelolaan yang rumit menghambat tim Anda. Konsultasi sekarang untuk solusi yang praktis dan efisien!
