Standar Operasional Prosedur atau SOP membantu perusahaan menjalankan pekerjaan secara konsisten. Dengan prosedur yang jelas, karyawan dapat memahami tugas, urutan kerja, pihak yang bertanggung jawab, dokumen yang digunakan, serta hasil yang harus dicapai.

Namun, SOP tidak cukup dibuat hanya untuk melengkapi administrasi. Dokumen tersebut harus sesuai dengan proses nyata, mudah dipahami, dapat dijalankan, dan diperbarui ketika terjadi perubahan organisasi maupun teknologi.

Memahami cara menyusun SOP perusahaan menjadi penting bagi pemilik usaha, manajer, HR, dan kepala divisi. Penyusunan yang tepat dapat mengurangi kesalahan, mempercepat pelatihan karyawan, serta mempermudah pengawasan terhadap kualitas pekerjaan.

Daftar Isi

• 1. Apa Itu SOP Perusahaan?
• 2. Apa Manfaat SOP bagi Perusahaan?
• 3. Perbedaan SOP dan Peraturan Perusahaan
• 4. Prinsip Dasar Penyusunan SOP
• 5. Menentukan Proses yang Membutuhkan SOP
• 6. Membentuk Tim Penyusun
• 7. Memetakan Proses Kerja
• 8. Menentukan Tujuan dan Ruang Lingkup
• 9. Menetapkan Peran dan Tanggung Jawab
• 10. Menulis Langkah Kerja
• 11. Menentukan Standar Waktu dan Hasil
• 12. Membuat Format Dokumen SOP
• 13. Menguji Rancangan SOP
• 14. Mengesahkan dan Mendistribusikan SOP
• 15. Melakukan Sosialisasi
• 16. Memantau dan Mengevaluasi SOP
• 17. Contoh Format SOP Perusahaan
• 18. Kesalahan yang Perlu Dihindari
• 19. Kesimpulan
• 20. FAQ
• 21. Referensi

Apa Itu SOP Perusahaan?

SOP perusahaan adalah dokumen berisi rangkaian langkah kerja yang dibakukan untuk menjalankan suatu kegiatan secara konsisten. Dokumen ini biasanya menjelaskan siapa yang mengerjakan tugas, apa yang harus dilakukan, kapan pekerjaan dilakukan, dokumen yang digunakan, dan hasil yang diharapkan.

SOP dapat diterapkan pada berbagai proses, seperti:

• penerimaan karyawan;
• pengajuan cuti;
• pembelian barang;
• penanganan keluhan pelanggan;
• pemeriksaan kualitas produk;
• pengelolaan kas;
• persetujuan pengeluaran;
• pengiriman barang;
• penggunaan perangkat perusahaan; dan
• penanganan keadaan darurat.

ISO menjelaskan bahwa sistem manajemen mutu menggunakan pendekatan proses, keterlibatan manajemen, fokus pelanggan, dan perbaikan berkelanjutan. Prinsip tersebut relevan dalam penyusunan SOP karena setiap prosedur harus dipahami sebagai bagian dari proses yang saling berhubungan.

Apa Manfaat SOP bagi Perusahaan?

SOP yang disusun dengan baik dapat memberikan beberapa manfaat berikut:

• menjaga konsistensi hasil kerja;
• memperjelas pembagian tanggung jawab;
• mengurangi ketergantungan pada satu karyawan;
• mempercepat proses pelatihan;
• mengurangi kesalahan berulang;
• membantu proses audit;
• mempermudah evaluasi kinerja;
• meningkatkan ketertiban dokumentasi; dan
• membantu perusahaan menjaga kualitas layanan.

SNI ISO 9001:2015 yang berstatus berlaku di Indonesia membahas persyaratan sistem manajemen mutu. Sementara itu, ISO 10013:2021 memberikan panduan pengembangan dan pemeliharaan informasi terdokumentasi yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.

Artinya, perusahaan tidak perlu membuat dokumen yang terlalu panjang untuk setiap aktivitas. Tingkat rincian SOP sebaiknya disesuaikan dengan risiko, kerumitan proses, kompetensi pelaksana, serta kebutuhan pengendalian.

Baca juga: Urutan UMK Tertiarnggi di Jawa Barat 2026: Daftar Lengkap 27 Kabupaten/Kota dan Penjelasannya

Perbedaan SOP dan Peraturan Perusahaan

SOP tidak sama dengan Peraturan Perusahaan atau PP.

SOP menjelaskan cara menjalankan kegiatan operasional. Sementara itu, Peraturan Perusahaan merupakan dokumen tertulis yang memuat syarat kerja dan tata tertib perusahaan.

Berdasarkan ketentuan ketenagakerjaan, Peraturan Perusahaan sekurang-kurangnya memuat:

• hak dan kewajiban pengusaha;
• hak dan kewajiban pekerja;
• syarat kerja;
• tata tertib perusahaan;
• jangka waktu berlakunya peraturan; dan
• pengaturan lebih lanjut dari ketentuan perundang-undangan.

Pengusaha yang mempekerjakan sekurang-kurangnya 10 pekerja wajib membuat Peraturan Perusahaan, kecuali kondisi tertentu yang diatur dalam ketentuan ketenagakerjaan.

Contohnya, Peraturan Perusahaan dapat mengatur hak cuti dan kewajiban kehadiran. SOP pengajuan cuti kemudian menjelaskan langkah teknis, seperti pengisian formulir, persetujuan atasan, pemeriksaan saldo cuti, dan pencatatan oleh HR.

Prinsip Dasar Penyusunan SOP

Sebelum membahas cara menyusun SOP perusahaan, terdapat beberapa prinsip yang perlu diperhatikan.

1. Mudah Dipahami

Gunakan kalimat singkat dan istilah yang dikenal karyawan. Hindari bahasa hukum atau teknis yang tidak diperlukan.

2. Sesuai Proses Nyata

SOP harus menggambarkan pekerjaan yang benar-benar dapat dilakukan. Jangan menyusun prosedur berdasarkan kondisi ideal yang tidak sesuai sumber daya perusahaan.

3. Memiliki Penanggung Jawab

Setiap langkah harus menunjukkan pihak yang menjalankan, memeriksa, menyetujui, atau menerima hasil pekerjaan.

4. Dapat Diukur

Tetapkan indikator, standar waktu, batas kesalahan, atau bentuk keluaran agar pelaksanaan dapat dievaluasi.

5. Dapat Diperbarui

SOP perlu ditinjau ketika terjadi perubahan sistem, struktur organisasi, peraturan, risiko, produk, atau teknologi.

PermenPANRB Nomor 35 Tahun 2012 merupakan pedoman SOP untuk administrasi pemerintahan, bukan kewajiban langsung bagi perusahaan swasta. Namun, pendekatannya mengenai identifikasi kebutuhan, penyusunan, penerapan, pemantauan, dan evaluasi dapat digunakan sebagai referensi sistematis. Peraturan tersebut masih berstatus berlaku.

1. Menentukan Proses yang Membutuhkan SOP

Tidak semua kegiatan kecil harus dibuat menjadi SOP terpisah. Mulailah dari proses yang:

• sering dilakukan;
• melibatkan banyak pihak;
• memiliki risiko tinggi;
• berhubungan dengan uang atau data;
• memengaruhi pelanggan;
• sering menimbulkan kesalahan;
• membutuhkan persetujuan; atau
• wajib mengikuti regulasi tertentu.

Perusahaan dapat membuat daftar seluruh proses, kemudian menentukan prioritas berdasarkan tingkat risiko dan dampaknya.

Contohnya:

Proses	Risiko	Prioritas SOP
Pembayaran vendor	Tinggi	Sangat prioritas
Penanganan data pelanggan	Tinggi	Sangat prioritas
Pemesanan alat tulis	Rendah	Menengah
Pengajuan cuti	Menengah	Prioritas
Penerimaan keluhan	Tinggi	Sangat prioritas

2. Membentuk Tim Penyusun

SOP sebaiknya tidak dibuat oleh satu orang yang tidak terlibat dalam proses tersebut.

Tim penyusun dapat melibatkan:

• pemilik proses;
• karyawan pelaksana;
• atasan langsung;
• HR;
• bagian legal atau kepatuhan;
• bagian kualitas; dan
• pihak teknologi informasi jika menggunakan sistem digital.

Karyawan pelaksana dibutuhkan karena memahami kondisi lapangan. Atasan memastikan prosedur sesuai target perusahaan, sedangkan HR atau legal membantu memeriksa kesesuaian dengan kebijakan dan regulasi.

3. Memetakan Proses Kerja

Langkah berikutnya adalah mencatat proses yang sedang berjalan.

Lakukan wawancara dan observasi untuk mengetahui:

1. apa yang memulai proses;
2. siapa yang menerima permintaan;
3. dokumen apa yang dibutuhkan;
4. langkah apa yang dilakukan;
5. siapa yang memberikan persetujuan;
6. masalah apa yang sering muncul; dan
7. apa hasil akhir proses.

Proses dapat digambarkan menggunakan bagan alur atau flowchart. Pemetaan membantu tim menemukan langkah berulang, persetujuan yang tidak diperlukan, serta bagian yang belum mempunyai penanggung jawab.

ISO menekankan pendekatan proses melalui perencanaan, pelaksanaan, pemeriksaan hasil, dan tindakan perbaikan. Pola tersebut dikenal sebagai siklus Plan–Do–Check–Act.

4. Menentukan Tujuan dan Ruang Lingkup

Setiap SOP harus memiliki tujuan yang spesifik.

Contoh tujuan yang terlalu umum:

Menertibkan pekerjaan karyawan.

Contoh yang lebih jelas:

Menetapkan prosedur pengajuan dan persetujuan pembelian barang agar kebutuhan operasional diproses tepat waktu, tercatat, dan sesuai anggaran.

Ruang lingkup menjelaskan batas penggunaan SOP, seperti:

• divisi yang menggunakan;
• jenis transaksi;
• lokasi perusahaan;
• kategori pelanggan;
• nilai pengeluaran; atau
• kondisi yang dikecualikan.

Ruang lingkup membantu mencegah SOP digunakan pada proses yang tidak sesuai.

5. Menetapkan Peran dan Tanggung Jawab

Tuliskan jabatan, bukan nama pribadi. Nama karyawan dapat berubah, sedangkan fungsi jabatan relatif lebih tetap.

Contohnya:

• staf mengajukan permintaan;
• kepala divisi memeriksa kebutuhan;
• bagian keuangan memeriksa anggaran;
• manajer menyetujui pengeluaran;
• bagian pembelian memilih vendor; dan
• penerima barang memeriksa kesesuaian pesanan.

Jika satu langkah membutuhkan lebih dari satu persetujuan, jelaskan urutan dan batas kewenangannya.

Perusahaan juga dapat menggunakan tabel RACI:

Kode	Arti
R	Pihak yang mengerjakan
A	Pihak yang bertanggung jawab akhir
C	Pihak yang dimintai pertimbangan
I	Pihak yang perlu mendapat informasi

6. Menulis Langkah Kerja

Gunakan urutan bernomor agar prosedur mudah diikuti.

Setiap langkah sebaiknya dimulai dengan kata kerja, seperti:

• menerima;
• memeriksa;
• mencatat;
• membandingkan;
• menyetujui;
• mengirim;
• mengarsipkan; atau
• melaporkan.

Contoh:

1. Staf mengisi formulir permintaan pembelian.
2. Kepala divisi memeriksa kebutuhan dan anggaran.
3. Bagian keuangan memverifikasi ketersediaan dana.
4. Manajer memberikan persetujuan.
5. Bagian pembelian meminta penawaran vendor.
6. Barang diterima dan diperiksa.
7. Dokumen pembelian diarsipkan.

Tambahkan kondisi khusus dengan pola “jika–maka”. Misalnya, jika nilai pembelian melebihi batas tertentu, persetujuan direktur diperlukan.

7. Menentukan Standar Waktu dan Hasil

SOP perlu menjelaskan kapan sebuah langkah harus selesai.

Contohnya:

• pemeriksaan dokumen maksimal satu hari kerja;
• persetujuan atasan maksimal dua hari kerja;
• keluhan pelanggan ditanggapi dalam empat jam;
• laporan disampaikan setiap akhir bulan; atau
• kesalahan data maksimal satu persen.

Selain waktu, tentukan hasil atau output setiap tahapan, seperti:

• formulir yang sudah disetujui;
• nomor tiket keluhan;
• laporan pemeriksaan;
• bukti pembayaran;
• berita acara; atau
• data yang telah diperbarui.

Standar tersebut membuat SOP lebih mudah dipantau dan tidak berhenti sebagai petunjuk administratif.

8. Membuat Format Dokumen SOP

Format SOP dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Secara umum, dokumen dapat memuat:

1. judul SOP;
2. nomor dokumen;
3. nama divisi;
4. tanggal berlaku;
5. nomor revisi;
6. tujuan;
7. ruang lingkup;
8. definisi;
9. dasar atau dokumen terkait;
10. penanggung jawab;
11. prosedur kerja;
12. standar waktu;
13. formulir yang digunakan;
14. indikator keberhasilan;
15. riwayat perubahan; dan
16. kolom pengesahan.

ISO 10013 menekankan bahwa dokumentasi sistem manajemen perlu dikembangkan dan dipelihara berdasarkan kebutuhan khusus organisasi. Dokumentasi dapat berbentuk digital maupun fisik dengan pengendalian keamanan yang sesuai.

9. Menguji Rancangan SOP

Sebelum disahkan, lakukan uji coba bersama karyawan yang akan menggunakan SOP.

Periksa apakah:

• setiap langkah dapat dilakukan;
• tanggung jawab sudah jelas;
• dokumen tersedia;
• waktu penyelesaian realistis;
• sistem dapat digunakan;
• tidak terdapat langkah berulang;
• persetujuan tidak terlalu panjang; dan
• hasil akhirnya sesuai kebutuhan.

Catat masalah yang muncul selama uji coba, lalu perbaiki rancangan sebelum diterapkan secara resmi.

10. Mengesahkan dan Mendistribusikan SOP

SOP harus disahkan oleh pejabat yang mempunyai kewenangan, seperti kepala divisi, manajer, direktur, atau pemilik perusahaan.

Setelah disahkan, perusahaan perlu:

• memberikan nomor dokumen;
• menetapkan tanggal berlaku;
• mencatat nomor revisi;
• menyimpan dokumen induk;
• menarik versi lama;
• membatasi hak akses jika diperlukan; dan
• memastikan karyawan menggunakan versi terbaru.

Pedoman SOP pemerintah yang lebih baru juga menempatkan pengesahan, penetapan, monitoring, evaluasi, pengembangan, dan pengawasan sebagai bagian dari pengelolaan dokumen SOP. Kerangka tersebut dapat diadaptasi oleh perusahaan sesuai kebutuhannya.

11. Melakukan Sosialisasi

SOP tidak akan efektif jika hanya disimpan dalam folder.

Lakukan sosialisasi melalui:

• pelatihan;
• simulasi proses;
• panduan singkat;
• video;
• sesi tanya jawab;
• masa percobaan; atau
• pendampingan oleh atasan.

Pastikan karyawan memahami alasan di balik prosedur, bukan sekadar menghafal langkah. Pemahaman tersebut membantu mereka mengambil keputusan ketika menghadapi situasi yang tidak tertulis secara rinci.

12. Memantau dan Mengevaluasi SOP

Evaluasi SOP dapat dilakukan secara berkala, misalnya setiap enam bulan atau satu tahun. Peninjauan juga perlu dilakukan segera jika terjadi perubahan besar.

Beberapa indikator yang dapat digunakan adalah:

• waktu penyelesaian;
• jumlah kesalahan;
• jumlah keluhan;
• tingkat kepatuhan;
• biaya proses;
• kejadian berulang;
• hasil audit; dan
• masukan karyawan.

SOP perlu direvisi apabila tidak lagi sesuai dengan proses, sistem, regulasi, atau struktur organisasi. ISO menempatkan perbaikan berkelanjutan sebagai salah satu prinsip utama sistem manajemen mutu.

Baca juga: UMK Tertinggi dan Terendah di Indonesia 2026: Cek Daerah dan Nominalnya

Contoh Format SOP Perusahaan

Berikut contoh sederhana SOP penanganan keluhan pelanggan:

Komponen	Isi
Judul	SOP Penanganan Keluhan Pelanggan
Nomor dokumen	SOP-CS-001
Divisi	Customer Service
Tujuan	Memastikan keluhan dicatat, ditangani, dan diselesaikan secara terukur
Ruang lingkup	Keluhan yang diterima melalui email, telepon, dan aplikasi
Penanggung jawab	Supervisor Customer Service
Waktu respons awal	Maksimal empat jam kerja
Hasil akhir	Keluhan selesai dan tercatat dalam sistem
Tanggal berlaku	Sesuai tanggal pengesahan
Revisi	00

Contoh Prosedur

1. Petugas menerima keluhan pelanggan.
2. Petugas memverifikasi identitas dan informasi transaksi.
3. Petugas mencatat keluhan dalam sistem.
4. Sistem menerbitkan nomor laporan.
5. Petugas mengelompokkan tingkat masalah.
6. Keluhan sederhana diselesaikan oleh petugas.
7. Keluhan kompleks diteruskan kepada supervisor.
8. Pelanggan menerima pembaruan status.
9. Penyelesaian dicatat dalam sistem.
10. Supervisor memeriksa laporan keluhan secara berkala.

Kesalahan yang Perlu Dihindari

Kesalahan pertama adalah menyalin SOP perusahaan lain tanpa menyesuaikan proses internal.

Kesalahan kedua adalah membuat dokumen terlalu panjang. SOP harus cukup rinci untuk digunakan, tetapi tidak dipenuhi penjelasan yang tidak relevan.

Kesalahan ketiga adalah tidak melibatkan pelaksana. SOP yang hanya dibuat manajemen dapat berbeda dari kondisi lapangan.

Kesalahan keempat adalah tidak menetapkan waktu dan hasil. Prosedur menjadi sulit diukur jika hanya berisi daftar kegiatan.

Kesalahan kelima adalah tidak mengendalikan versi. Karyawan dapat menggunakan dokumen lama yang sudah tidak sesuai.

Kesalahan terakhir adalah tidak melakukan evaluasi. SOP perlu berkembang mengikuti perubahan risiko, teknologi, organisasi, dan kebutuhan pelanggan.

Pelajari Pengelolaan Perusahaan melalui manakor.id

Memahami cara menyusun SOP perusahaan membantu manajemen menciptakan proses kerja yang lebih konsisten, terukur, dan mudah diawasi. Penyusunan sebaiknya dimulai dari proses prioritas, melibatkan pelaksana, dan dilanjutkan dengan uji coba serta evaluasi.

Informasi seputar pengelolaan karyawan, operasional perusahaan, dan pengembangan sistem kerja di manakor.id dapat digunakan sebagai bahan belajar tambahan. Untuk SOP yang berkaitan dengan hukum, keselamatan, keamanan data, atau regulasi industri, perusahaan tetap perlu melibatkan tenaga profesional yang kompeten.

Kesimpulan

Cara menyusun SOP perusahaan dimulai dengan menentukan proses prioritas, membentuk tim, memetakan alur kerja, serta menetapkan tujuan dan ruang lingkup.

Setelah itu, perusahaan perlu menentukan penanggung jawab, menulis langkah kerja, menetapkan standar waktu, serta membuat format dokumen yang mudah dipahami.

Rancangan SOP harus diuji sebelum disahkan. Setelah berlaku, dokumen perlu disosialisasikan, dikendalikan versinya, dan disimpan pada tempat yang dapat diakses oleh pihak berwenang.

SOP tidak sama dengan Peraturan Perusahaan. SOP mengatur cara menjalankan pekerjaan, sedangkan Peraturan Perusahaan memuat hak, kewajiban, syarat kerja, dan tata tertib.

SOP yang baik bukan dokumen yang paling panjang. Dokumen yang efektif adalah SOP yang sesuai proses nyata, dipahami karyawan, menghasilkan keluaran terukur, dan diperbaiki secara berkala.

FAQ

Referensi

1. Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi — PermenPANRB Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan.
2. Kementerian Ketenagakerjaan Republik Indonesia — Permenaker Nomor 28 Tahun 2014 tentang Tata Cara Pembuatan dan Pengesahan Peraturan Perusahaan serta Pembuatan dan Pendaftaran Perjanjian Kerja Bersama.
3. International Organization for Standardization — ISO 9000 Family: Quality Management.
4. International Organization for Standardization — ISO 10013:2021 Quality Management Systems, Guidance for Documented Information.
5. International Organization for Standardization — The Process Approach in ISO 9001.
6. Badan Standardisasi Nasional — SNI ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu.
7. Badan Standardisasi Nasional — SNI ISO 9000:2015 Sistem Manajemen Mutu, Dasar-Dasar dan Kosakata.
8. Pemerintah Kabupaten Kupang — Peraturan Bupati Nomor 8 Tahun 2024 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur.