Tugas HRD admin sangat penting dalam mendukung kelancaran operasional departemen HRD di perusahaan. Sebagai bagian dari tim administrasi, tugas HRD admin meliputi pengelolaan data karyawan, pengarsipan dokumen, serta membantu proses rekrutmen dan pelatihan. Dengan tanggung jawab tersebut, tugas HRD admin memastikan bahwa semua aspek administrasi SDM dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Pengertian HRD Admin
Sebelum membahas lebih lanjut tentang tugas dan tanggung jawab HRD Admin, penting untuk memahami pengertian HRD Admin terlebih dahulu. HRD Admin adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk mengelola berbagai tugas administratif yang berkaitan dengan manajemen sumber daya manusia dalam perusahaan. Mereka memastikan bahwa semua proses administratif yang berkaitan dengan karyawan berjalan dengan lancar, mulai dari pengelolaan data karyawan, pengorganisasian absensi, hingga proses rekrutmen.
Peran HRD Admin sangat vital karena mereka menjadi penghubung antara manajer HRD dan karyawan. Mereka menangani administrasi sehari-hari yang mendukung sistem manajemen SDM yang lebih efisien dan terorganisir. Meskipun posisi ini lebih berfokus pada aspek administratif, HRD Admin tetap harus memahami konsep-konsep yang lebih luas mengenai manajemen SDM.
Baca Juga: SNMPTN 2025 Kapan Mulai dan Berakhir? Cek Sekarang Juga!
Tanggung Jawab Utama HRD Admin
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda-beda dalam hal pengelolaan sumber daya manusia, namun secara umum, HRD Admin memiliki tanggung jawab yang sama di banyak tempat. Berikut ini adalah beberapa tanggung jawab utama dari seorang HRD Admin:
1. Pengelolaan Data Karyawan
HRD Admin bertanggung jawab untuk mengelola dan memperbarui data karyawan secara rutin. Ini termasuk menyimpan informasi pribadi karyawan, riwayat pekerjaan, data gaji, absensi, hingga catatan kinerja. Pengelolaan data ini sangat penting karena menjadi dasar untuk keputusan terkait kebijakan HR, seperti promosi, pemotongan gaji, dan evaluasi kinerja.
2. Penyusunan Laporan Kepegawaian
Sebagai bagian dari tugas administratif, HRD Admin juga bertugas untuk menyusun dan menyampaikan laporan mengenai kondisi kepegawaian kepada manajemen perusahaan. Laporan ini bisa mencakup informasi mengenai jumlah karyawan, absensi, turnover, dan informasi lainnya yang relevan dengan pengelolaan SDM.
3. Menangani Rekrutmen dan Seleksi
Meskipun proses seleksi dan rekrutmen umumnya melibatkan pihak HRD yang lebih senior, HRD Admin memiliki tanggung jawab untuk mengelola administrasi rekrutmen. Ini termasuk menyaring lamaran, mengatur jadwal wawancara, serta berkomunikasi dengan kandidat. Mereka juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua data yang diperlukan dalam proses rekrutmen terdokumentasi dengan rapi.
4. Pengelolaan Absensi dan Cuti
Salah satu tugas yang sering kali dianggap sepele namun sangat penting adalah pengelolaan absensi dan cuti karyawan. HRD Admin bertugas untuk mencatat absensi harian, mengatur jadwal cuti, dan memastikan bahwa kebijakan perusahaan terkait absensi dan cuti diikuti dengan benar. Mereka juga harus memastikan bahwa data ini tersimpan dengan rapi dan bisa diakses dengan mudah apabila dibutuhkan.
5. Pengelolaan Gaji dan Tunjangan
Meski pengelolaan gaji umumnya menjadi tanggung jawab HRD atau departemen keuangan, HRD Admin tetap memiliki peran dalam hal ini. Mereka akan membantu dalam pengumpulan data terkait jam kerja, lembur, dan penghitungan tunjangan. HRD Admin juga bertugas untuk memastikan bahwa karyawan menerima gaji tepat waktu dan sesuai dengan ketentuan perusahaan.
6. Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
HRD Admin tidak hanya berfokus pada tugas administratif, tetapi juga berperan dalam mendukung pengembangan karyawan. Mereka bisa terlibat dalam merencanakan dan mengorganisir program pelatihan bagi karyawan, baik itu pelatihan soft skill maupun hard skill. Meskipun tidak memimpin pelatihan, mereka memastikan bahwa semua administrasi yang berkaitan dengan pelatihan berjalan dengan baik.
Baca Juga: Panduan SNMPTN 2025 Login: Inilah Langkah Demi Langkahnya
Skill yang Diperlukan untuk Menjadi HRD Admin
Agar dapat menjalankan tugas dengan efektif, seorang HRD Admin perlu memiliki berbagai skill yang menunjang kelancaran pekerjaan. Berikut adalah beberapa skill yang wajib dimiliki oleh seorang HRD Admin:
1. Kemampuan Komunikasi yang Baik
Kemampuan komunikasi yang jelas dan efektif sangat penting untuk seorang HRD Admin. Mereka perlu berkomunikasi dengan berbagai pihak, mulai dari karyawan, atasan, hingga kandidat dalam proses rekrutmen. Keterampilan komunikasi ini termasuk kemampuan untuk menyampaikan informasi dengan jelas, baik dalam bentuk lisan maupun tulisan.
2. Keterampilan Organisasi
Seorang HRD Admin harus memiliki keterampilan organisasi yang sangat baik. Tugas mereka melibatkan pengelolaan berbagai dokumen penting dan data yang harus diatur dengan rapi. Jika dokumen atau data hilang atau tidak terorganisir dengan baik, ini bisa menghambat proses kerja dan bahkan merugikan perusahaan.
3. Keterampilan Manajemen Waktu
Tugas seorang HRD Admin cukup padat, sehingga keterampilan manajemen waktu yang baik sangat diperlukan. Mereka harus dapat menyelesaikan berbagai tugas administratif dalam waktu yang terbatas dan tetap menjaga kualitas pekerjaan. Prioritaskan tugas yang lebih mendesak dan alokasikan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan dengan efisien.
4. Keahlian dalam Penggunaan Teknologi
HRD Admin biasanya bekerja dengan perangkat lunak berbasis komputer, seperti sistem manajemen SDM, aplikasi absensi, dan perangkat pengolahan data lainnya. Oleh karena itu, kemampuan untuk mengoperasikan software tersebut dengan lancar sangat penting. Selain itu, HRD Admin juga harus menguasai Microsoft Office, terutama Excel untuk pengelolaan data.
5. Kemampuan Analisis
Selain tugas administratif yang bersifat rutinitas, HRD Admin juga perlu memiliki kemampuan analisis yang baik. Mereka harus mampu menganalisis data absensi, cuti, dan kinerja karyawan untuk memberikan laporan yang akurat kepada manajemen. Kemampuan ini juga akan membantu mereka untuk memberikan rekomendasi berbasis data kepada atasan atau tim HRD.
6. Pemahaman tentang Undang-Undang Ketenagakerjaan
Seorang HRD Admin perlu memiliki pengetahuan dasar mengenai hukum ketenagakerjaan, baik itu mengenai hak karyawan, tunjangan, kontrak kerja, hingga prosedur pemecatan. Pemahaman ini akan membantu mereka untuk menghindari masalah hukum yang mungkin timbul sehubungan dengan pengelolaan SDM dalam perusahaan.
Tugas Lain yang Bisa Dijalankan oleh HRD Admin
Selain tugas utama yang telah disebutkan, HRD Admin juga bisa terlibat dalam berbagai aktivitas lain yang mendukung keberhasilan operasional HRD. Beberapa di antaranya adalah:
1. Membantu dalam Proses Orientasi Karyawan Baru
HRD Admin sering kali menjadi orang pertama yang berinteraksi dengan karyawan baru. Mereka berperan dalam menyambut, mengarahkan, dan memberikan informasi awal yang dibutuhkan oleh karyawan baru. Selain itu, HRD Admin juga membantu dalam proses pengisian dokumen administratif yang diperlukan.
2. Mengelola Hubungan dengan Pihak Eksternal
Seiring berjalannya waktu, HRD Admin mungkin juga terlibat dalam mengelola hubungan dengan pihak eksternal, seperti lembaga pelatihan atau penyedia layanan HR lainnya. Mereka bisa bertanggung jawab untuk menjalin kerjasama dengan lembaga pelatihan untuk meningkatkan keterampilan karyawan atau mengatur kegiatan HR lainnya yang melibatkan pihak ketiga.
3. Mengelola Proses Kesejahteraan Karyawan
HRD Admin juga berperan dalam memastikan bahwa karyawan mendapatkan kesejahteraan yang sesuai, baik itu berupa asuransi kesehatan, tunjangan kesejahteraan, atau fasilitas lainnya. Mereka harus mengelola administrasi yang terkait dengan program kesejahteraan ini dengan tepat.
Tugas HRD Admin sangatlah penting dalam kelancaran operasional HRD di perusahaan. Meskipun banyak yang menganggap pekerjaan ini sebagai tugas administratif yang sederhana, kenyataannya, HRD Admin memegang peran yang sangat vital dalam mendukung manajemen sumber daya manusia yang efektif dan efisien. Skill yang baik, pemahaman tentang tanggung jawab, serta penguasaan teknologi dan hukum ketenagakerjaan menjadi syarat utama bagi seorang HRD Admin untuk sukses dalam tugasnya.
Jika Anda tertarik untuk berkarir di bidang HR, menjadi seorang HRD Admin bisa menjadi langkah awal yang sangat baik. Dengan memahami tanggung jawab dan mengasah skill yang diperlukan, Anda bisa menjadi bagian penting dalam pengelolaan SDM perusahaan yang sukses.
Sumber Refreensi:
- https://glints.com/id/lowongan/admin-hrd-adalah/
- https://dealls.com/pengembangan-karir/admin-hr-adalah
- https://www.talenta.co/blog/mengenal-tugas-admin-hr-dan-cara-mengerjakannya/
