Contoh Surat Pemberhentian Kerja

Surat Pemberhentian Kerja – Surat ini tidak hanya berisi pemberitahuan bahwa karyawan diberhentikan, tetapi juga memuat rincian administratif seperti identitas karyawan, jabatan terakhir, serta alasan mengapa hubungan kerja diakhiri.

Surat ini memastikan bahwa proses pemberhentian berlangsung secara transparan, tertib, dan sesuai ketentuan hukum yang berlaku.

Tanpa surat resmi, karyawan bisa saja kesulitan mengurus hak-haknya seperti pencairan BPJS Ketenagakerjaan, JHT, atau surat pengalaman kerja.

Perusahaan tidak bisa memberhentikan karyawan hanya secara lisan. Surat ini menjadi alat sah yang menjelaskan alasan, tanggal efektif, dan hak yang masih bisa diterima karyawan setelah keluar dari perusahaan.

Tujuan Surat Pemberhentian Kerja

Surat ini memberi kepastian hukum. Karyawan bisa menggunakan surat ini untuk menyelesaikan urusan administrasi pasca-kerja. Perusahaan bisa menunjukkan bahwa keputusan pemberhentian telah dilakukan sesuai prosedur.

Surat ini juga menjadi pengingat tertulis atas alasan dan tanggal pemberhentian. Dokumen ini melindungi kedua pihak dari konflik di kemudian hari.

Karyawan biasanya memerlukan surat ini untuk:

• mencairkan BPJS Ketenagakerjaan
• mengurus JHT (Jaminan Hari Tua)
• mendapatkan surat pengalaman kerja
• melamar kerja di perusahaan baru

Bagi perusahaan, surat ini juga penting untuk catatan internal dan evaluasi SDM di masa mendatang.

Komponen Surat Pemberhentian Kerja

Isi surat harus disusun rapi, resmi, dan mudah dibaca. Beberapa unsur penting yang wajib dimasukkan:

1. Identitas lengkap karyawan
   Termasuk nama, jabatan terakhir, dan nomor induk karyawan (jika ada). Ini untuk memastikan tidak terjadi kesalahan identifikasi.
2. Jabatan dan unit kerja
   Informasi ini menjelaskan posisi terakhir karyawan dan divisi tempatnya bekerja.
3. Nomor dan tanggal surat
   Surat resmi selalu memiliki nomor arsip sebagai penanda legalitas dan tanggal dikeluarkannya surat.
4. Tanggal resmi pemberhentian
   Hari terakhir karyawan bekerja harus tercantum agar tidak menimbulkan tumpang tindih tanggung jawab.
5. Alasan pemberhentian kerja
   Penjelasan singkat tentang latar belakang keputusan. Bisa berupa habis kontrak, penurunan kinerja, atau efisiensi.
6. Hak karyawan
   Berupa gaji terakhir, kompensasi, atau surat pengalaman kerja yang akan diberikan setelah keluar.
7. Tanda tangan pejabat perusahaan
   Umumnya ditandatangani oleh HRD Manager atau Direktur sebagai pihak yang berwenang.

Baca Juga : Surat Peringatan di Dunia Kerja, Ini Aturannya!

Kondisi Umum yang Memerlukan Surat Ini

Surat ini tidak hanya diberikan ketika terjadi pelanggaran. Bahkan dalam situasi normal pun surat ini tetap dibutuhkan. Beberapa contoh kondisi:

• Kontrak kerja habis
  Karyawan kontrak yang tidak diperpanjang harus menerima surat sebagai bukti berakhirnya status kerja.
• Performa kerja rendah
  Jika hasil evaluasi kerja tidak memuaskan dan tidak ada perbaikan dalam waktu tertentu, perusahaan bisa menghentikan kerja dengan alasan yang sah.
• Pengurangan karyawan (efisiensi)
  Dalam kondisi keuangan sulit, perusahaan bisa mengurangi jumlah tenaga kerja. Surat diperlukan sebagai bukti bahwa keputusan diambil berdasarkan kebutuhan organisasi.
• Pelanggaran berat
  Jika karyawan melanggar aturan kerja, perusahaan tetap wajib mengeluarkan surat resmi saat memberhentikan.
• Karyawan mangkir kerja
  Jika karyawan tidak hadir tanpa keterangan dalam jangka waktu tertentu, surat dikeluarkan sebagai bentuk dokumentasi pemberhentian.

Contoh Surat Pemberhentian Kerja

PT Global Niaga Perkasa

Surat Pemberhentian Kerja
Nomor: 088/HRD/SPK/VII/2025

Kepada:
Nama: Surya Aditya
Jabatan: Staff Operasional

Dengan ini kami menyatakan bahwa Saudara tidak lagi menjabat sebagai karyawan PT Global Niaga Perkasa terhitung mulai tanggal 22 Agustus 2025.

Keputusan ini diambil karena evaluasi kerja yang menunjukkan hasil di bawah standar selama tiga bulan berturut-turut.

Perusahaan memberikan hak sesuai peraturan yang berlaku, termasuk gaji terakhir dan surat pengalaman kerja.

Terima kasih atas kerja sama dan waktu yang telah diberikan.

Hormat kami,

HR Manager
PT Global Niaga Perkasa

(Tanda tangan dan nama)

Baca Juga : Leadership: Pengertian, Jenis, dan Manfaatnya

Mau kelola karyawan lebih mudah dan tanpa stres? Proses yang sederhana dan terorganisir membuat pekerjaan HR jadi lebih lancar. Jangan biarkan pengelolaan yang rumit menghambat tim Anda. Konsultasi sekarang untuk solusi yang praktis dan efisien!