Surat paklaring – mungkin terdengar asing bagi sebagian orang, apalagi yang belum pernah berpindah tempat kerja.
Namun bagi mereka yang sudah pernah resign, dokumen ini sering kali menjadi penyelamat saat ingin melamar kerja kembali, mencairkan BPJS, atau sekadar membuktikan bahwa dirinya pernah berkontribusi di suatu perusahaan.
Tak sedikit karyawan yang baru menyadari pentingnya surat ini justru setelah benar-benar membutuhkannya. Bahkan, ada yang kesulitan mendapat pekerjaan baru karena tidak bisa menunjukkan bukti pengalaman kerja. Padahal, semua bisa lebih mudah kalau satu dokumen ini disiapkan sejak awal.
Pengertian dan Kegunaan Surat Paklaring
Surat paklaring adalah surat keterangan kerja yang dikeluarkan perusahaan kepada karyawan yang telah berhenti bekerja. Isi surat mencakup nama, jabatan terakhir, masa kerja, dan penilaian umum terhadap karyawan. Surat ini berfungsi sebagai bukti bahwa hubungan kerja telah berakhir secara resmi.
Dokumen ini dibutuhkan untuk:
- Melamar kerja (verifikasi pengalaman oleh HRD)
- Klaim JHT BPJS (syarat wajib pencairan saldo)
- Pengajuan KPR dan pinjaman bank (penilaian riwayat kerja)
- Beasiswa jalur profesional (bukti pengalaman)
- Sengketa ketenagakerjaan (bukti hukum sah)
Menurut Glints 2023, 70% HRD menjadikan paklaring sebagai dokumen wajib. BPJS Ketenagakerjaan juga menyebutkan surat ini sebagai syarat pencairan JHT dalam Permenaker No. 4 Tahun 2022.
Komponen Utama Surat Paklaring
Surat paklaring harus memuat data yang valid dan jelas. Komponen wajib meliputi:
- Nama lengkap karyawan
- Nomor Induk Karyawan atau NIK
- Jabatan terakhir dan divisi kerja
- Periode kerja: tanggal mulai dan tanggal keluar
- Penilaian ringkas tentang perilaku atau performa
- Alasan berakhirnya hubungan kerja
- Tanda tangan dan cap resmi perusahaan
Format surat paklaring biasanya disesuaikan dengan gaya perusahaan. Namun semua unsur di atas wajib dicantumkan agar surat sah digunakan dalam keperluan resmi.
Alasan Mengapa Surat Paklaring Sangat Penting
Melamar Pekerjaan Baru
Banyak perusahaan tidak menerima informasi pengalaman kerja hanya berdasarkan tulisan di CV. HRD membutuhkan dokumen autentik sebagai bukti formal.
Surat paklaring berfungsi sebagai tolok ukur profesionalisme, loyalitas, dan durasi kerja seseorang di perusahaan sebelumnya.
Berdasarkan survei dari Glints Indonesia tahun 2023, lebih dari 74% HRD menyatakan bahwa surat paklaring adalah salah satu dokumen penting dalam proses seleksi karyawan berpengalaman.
Sumber: Glints Indonesia, “Tren Rekrutmen 2023”
Klaim BPJS Ketenagakerjaan
BPJS Ketenagakerjaan mewajibkan adanya surat paklaring sebagai dokumen pendukung saat karyawan mencairkan saldo Jaminan Hari Tua (JHT). Surat ini dibutuhkan untuk membuktikan bahwa hubungan kerja telah berakhir secara resmi.
Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No. 4 Tahun 2022 Pasal 10 menyebutkan bahwa pekerja yang mengalami pemutusan hubungan kerja dapat mencairkan JHT satu bulan setelah PHK, dengan syarat dokumen lengkap termasuk surat keterangan kerja.
Sumber: Permenaker No. 4 Tahun 2022, Pasal 10
Sumber: bpjsketenagakerjaan.go.id, “Prosedur Klaim JHT”, 2023
Pengajuan Kredit Bank dan KPR
Surat paklaring digunakan lembaga keuangan sebagai alat verifikasi riwayat kerja calon nasabah, terutama saat mengajukan Kredit Pemilikan Rumah (KPR) atau pinjaman tanpa agunan.
Bank membutuhkan dokumen ini untuk menilai stabilitas pekerjaan, kapasitas pembayaran, dan riwayat penghasilan.
BTN, BRI, dan BNI memasukkan paklaring sebagai dokumen pelengkap dalam syarat pengajuan kredit sejak pembaruan kebijakan verifikasi data karyawan di tahun 2022.
Sumber: btn.co.id, “Dokumen Syarat Pengajuan KPR”
Sumber: bri.co.id, “Kredit Konsumer”, 2023
Sumber: bni.co.id, “Kredit Pemilikan Rumah”, 2023
Bukti Hukum dalam Sengketa Ketenagakerjaan
Surat paklaring dapat digunakan sebagai dokumen hukum saat terjadi perselisihan antara karyawan dan perusahaan.
Dalam proses mediasi oleh Dinas Ketenagakerjaan atau saat mengajukan gugatan hubungan industrial di Pengadilan Hubungan Industrial (PHI), surat paklaring menjadi bukti tertulis atas masa kerja, posisi, dan status hubungan kerja.
Disnakertrans DKI Jakarta mencatat bahwa pada tahun 2023 terdapat lebih dari 1.400 aduan terkait sengketa hak kerja, dan sebagian besar melibatkan ketiadaan dokumen resmi seperti surat paklaring.
Sumber: Laporan Tahunan Pelayanan Disnakertrans DKI Jakarta, 2023
Sumber: UU No. 2 Tahun 2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial
Prosedur Mendapatkan Surat Paklaring
- Ajukan permintaan secara tertulis ke bagian HRD
- Sertakan KTP dan bukti pernah bekerja (kontrak, slip gaji, ID card)
- Tulis alasan permintaan secara ringkas
- Tunggu proses administrasi 3–7 hari kerja
- Ambil surat fisik atau minta versi digital
Jika permintaan tidak dipenuhi, karyawan berhak melaporkan ke Dinas Tenaga Kerja. Berdasarkan laporan Disnaker DKI Jakarta tahun 2023, lebih dari 1.400 kasus terkait keluhan karyawan yang tidak diberi paklaring.
Contoh Surat Paklaring Resmi
Kasus Tidak Diberi Surat Paklaring
Fadli bekerja di PT XYZ selama 4 tahun. Setelah mengundurkan diri, ia mengajukan surat paklaring namun tidak mendapat respons. Ia melaporkan ke Disnaker dan mendapat bantuan mediasi.
Setelah dua minggu, perusahaan memberikan surat resmi. Kasus ini menunjukkan bahwa surat paklaring adalah hak karyawan yang wajib dipenuhi.
Surat Paklaring Palsu dan Risikonya
Beberapa orang membuat surat paklaring palsu demi mempercantik CV. Tindakan ini berisiko pidana. HRD kini lebih cermat memverifikasi kebenaran dokumen.
Berdasarkan catatan Asosiasi HR Indonesia 2023, 1 dari 20 surat paklaring yang dicek ternyata palsu. Pelamar langsung dicoret dari proses seleksi.
Surat Paklaring Tidak Sama dengan Surat Rekomendasi
Banyak orang masih mengira bahwa surat paklaring dan surat rekomendasi adalah dokumen yang sama. Padahal keduanya memiliki fungsi dan isi yang berbeda.
- Surat paklaring adalah surat keterangan kerja. Isinya terbatas pada fakta-fakta objektif seperti nama karyawan, jabatan terakhir, masa kerja, dan keterangan bahwa hubungan kerja telah berakhir.
- Surat rekomendasi adalah surat berisi penilaian subyektif dari atasan atau manajer. Dokumen ini memuat dukungan dan pendapat pribadi mengenai kemampuan, etika kerja, prestasi, dan kelayakan seseorang untuk diterima di tempat kerja baru.
Jadi, surat paklaring hanya menyatakan “pernah bekerja”, sedangkan surat rekomendasi menyatakan “layak direkrut kembali”. Keduanya bisa saling melengkapi, tetapi tidak bisa saling menggantikan.
Alternatif Jika Perusahaan Sudah Tutup
Jika perusahaan lama sudah tidak beroperasi, kamu bisa meminta atasan langsung atau rekan kerja senior membuat surat pernyataan. Tambahkan dokumen pendukung seperti slip gaji, foto ID karyawan, atau dokumen kontrak kerja.
Siapa Saja yang Tidak Berhak Mendapatkan Paklaring?
Meskipun begitu, perusahaan dianjurkan tetap memberikan surat keterangan kerja netral, yang hanya mencantumkan fakta masa kerja tanpa rekomendasi atau penilaian kinerja.
- Karyawan yang diberhentikan karena pelanggaran berat, seperti:
- Penipuan atau manipulasi data
- Pencurian aset perusahaan
- Kekerasan atau tindakan kriminal di tempat kerja
Perusahaan berhak menolak memberikan surat paklaring dalam kasus tersebut.
baca juga : Human Capital Adalah Investasi Paling Cerdas dalam Dunia Kerja Modern
Kesimpulan
Surat paklaring menjadi dokumen penting dalam dunia kerja. Fungsi utamanya sebagai bukti resmi pengalaman kerja. Dokumen ini dibutuhkan dalam berbagai keperluan administratif. Semua karyawan berhak atas surat ini jika menyelesaikan masa kerja secara sah. Jangan anggap remeh surat paklaring karena bisa menjadi penentu langkah selanjutnya dalam karier.
baca juga : Panduan Lengkap Cara Membuat Slip Gaji di Word dan Excel untuk HRD dan UMKM
Merasa pengelolaan karyawan di perusahaan Anda belum optimal? Hal ini bisa berdampak pada produktivitas dan kepuasan tim. Jangan tunda lagi untuk mencari solusi yang tepat. Konsultasi sekarang dan bawa pengelolaan tim Anda ke level terbaik!
