10 Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas Simak Lebih Lengkapnya!

Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas – Dalam dunia kerja, baik di instansi pemerintah, swasta, pendidikan, maupun organisasi sosial, surat tugas perjalanan dinas menjadi dokumen yang sangat penting.

Surat ini bukan sekadar formalitas, melainkan bukti sah bahwa seorang pegawai ditunjuk secara resmi untuk menjalankan tugas tertentu di luar kantor atau tempat kerja utama.

Tanpa surat ini, kegiatan dinas yang dilakukan bisa dianggap tidak sah secara administratif dan sulit dipertanggungjawabkan, terutama terkait biaya perjalanan, akomodasi, dan tugas yang dijalankan.

Surat tugas perjalanan dinas juga menjadi syarat utama dalam pengajuan biaya perjalanan dinas (SPPD) dan pelaporan kegiatan.

Selain memuat informasi tentang nama pegawai, jabatan, tempat tujuan, waktu pelaksanaan, dan maksud perjalanan, surat ini juga mencerminkan profesionalitas sebuah institusi dalam mengelola sumber daya manusianya.

Namun, banyak yang masih bingung mengenai bentuk dan format surat tugas perjalanan dinas yang baik dan benar.

Untuk itu, artikel ini menyajikan 10 contoh surat tugas perjalanan dinas dari berbagai sektor mulai dari pemerintah, perusahaan swasta, sekolah, rumah sakit, hingga yayasan sosial yang bisa dijadikan referensi resmi dan siap pakai.

Dengan membaca artikel ini, kamu akan lebih mudah memahami struktur, gaya bahasa, dan konten yang perlu dimuat dalam surat tugas, serta dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan masing-masing instansi atau kegiatan.

Sumber Gambar : dealls.com

Apa Itu Pengertian Surat Tugas Perjalanan Dinas?

Surat tugas perjalanan dinas adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi, lembaga, atau perusahaan sebagai bukti penugasan kepada seorang pegawai atau karyawan untuk melakukan tugas tertentu di luar lokasi kerja utama.

Surat ini menyatakan bahwa individu yang tercantum dalam surat tersebut memiliki wewenang dan tanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan atas nama instansi, baik itu dalam bentuk rapat, pelatihan, kunjungan kerja, pendampingan, pengawasan, hingga kegiatan resmi lainnya.

Ciri-ciri utama surat tugas perjalanan dinas:

• Memuat informasi nama pegawai, jabatan, tujuan penugasan, waktu, dan lokasi kegiatan.
• Dikeluarkan dan ditandatangani oleh atasan langsung atau pejabat berwenang.
• Digunakan sebagai dasar pencairan dana atau biaya dinas, serta pelaporan tugas.

Fungsi utama:

• Memberikan otoritas resmi kepada pegawai untuk mewakili instansi.
• Menjadi syarat administratif untuk pertanggungjawaban biaya (SPPD, reimburs).
• Mendokumentasikan kegiatan dinas secara legal dan tertelusur.

Dengan kata lain, surat tugas perjalanan dinas adalah bentuk legalisasi tertulis atas tugas di luar kantor yang tidak bisa dijalankan sembarangan tanpa izin.

Tujuan Surat Tugas Perjalanan Dinas

Surat tugas perjalanan dinas tidak dibuat tanpa alasan. Dokumen ini memiliki fungsi yang penting dalam sistem kerja profesional, terutama untuk memastikan setiap kegiatan luar kantor berjalan tertib dan terorganisir.

Berikut beberapa tujuan utamanya:

1. Memberikan Wewenang Resmi kepada Pegawai

Surat tugas menjadi bukti sah bahwa seorang pegawai mendapat penugasan langsung dari atasan atau instansi. Tanpa surat ini, pegawai dianggap tidak memiliki otoritas untuk mewakili lembaga dalam kegiatan tertentu.

2. Mendukung Proses Administrasi dan Pertanggungjawaban

Surat ini menjadi syarat utama dalam pengajuan biaya perjalanan dinas, baik berupa akomodasi, transportasi, konsumsi, maupun uang harian. Dokumen ini juga digunakan sebagai lampiran dalam laporan kegiatan.

3. Menjamin Legalitas Kegiatan

Dengan adanya surat tugas, kegiatan dinas yang dilakukan pegawai bersifat resmi dan memiliki dasar hukum yang jelas. Hal ini penting untuk menghindari kesalahpahaman atau tuduhan penyalahgunaan tugas.

4. Mengatur Jadwal dan Tanggung Jawab

Surat tugas memuat waktu pelaksanaan, lokasi, dan tujuan kegiatan, sehingga kegiatan dinas dapat terorganisir dengan baik. Pegawai juga lebih memahami batasan dan tanggung jawab selama menjalankan tugas.

5. Menjadi Dokumen Arsip Institusi

Surat tugas digunakan sebagai arsip kegiatan instansi, yang suatu saat dapat dijadikan referensi, bukti audit, atau evaluasi program kerja.

Dengan kata lain, surat tugas perjalanan dinas bukan hanya dokumen pelengkap, tetapi menjadi bagian penting dalam manajemen kinerja, akuntabilitas, dan efisiensi kerja sebuah lembaga atau perusahaan.

Baca Juga : 7 Contoh Surat Peringatan 1 yang Bisa Jadi Referensi

Manfaat Surat Tugas Perjalanan Dinas

• Meningkatkan akuntabilitas kerja pegawai.
• Menjadi dasar pertanggungjawaban keuangan.
• Mempermudah koordinasi antar instansi atau mitra kerja.
• Memastikan kegiatan berjalan sesuai rencana.
• Menghindari kesalahpahaman antara atasan dan pegawai.

Surat tugas perjalanan dinas tidak hanya berfungsi sebagai dokumen formal, tetapi juga memberikan banyak manfaat bagi instansi maupun individu yang ditugaskan. Berikut beberapa manfaat utamanya:

1. Menjadi Bukti Tugas Resmi

Surat ini memastikan bahwa pegawai menjalankan tugas atas perintah langsung dari pimpinan. Dengan adanya surat tugas, semua aktivitas yang dilakukan memiliki landasan hukum dan administratif yang jelas.

2. Mempermudah Proses Reimbursement

Surat tugas menjadi dasar pencairan biaya perjalanan dinas, seperti transportasi, penginapan, konsumsi, atau uang harian. Tanpa surat ini, klaim biaya perjalanan tidak dapat diproses secara sah.

3. Meningkatkan Akuntabilitas Pegawai

Dengan adanya surat tugas, pegawai yang ditunjuk memiliki tanggung jawab yang jelas untuk menyelesaikan tugasnya sesuai dengan isi surat. Ini membantu instansi dalam menilai kinerja dan disiplin pegawai.

4. Mendukung Transparansi dan Tertib Administrasi

Dokumen ini membantu dalam menciptakan sistem kerja yang lebih rapi, terstruktur, dan terdokumentasi dengan baik. Semua kegiatan luar kantor dapat direkam secara resmi.

5. Menjadi Dokumen Arsip dan Evaluasi

Surat tugas termasuk dalam kategori dokumen kerja yang perlu diarsipkan. Hal ini penting untuk keperluan audit internal, evaluasi kegiatan tahunan, atau pelaporan instansi.

6. Meningkatkan Kredibilitas dalam Hubungan Eksternal

Bagi pegawai yang ditugaskan untuk berhubungan dengan mitra, tamu, atau lembaga lain, surat tugas memperkuat kepercayaan bahwa yang bersangkutan benar-benar mewakili instansi secara resmi.

Dengan segala manfaat tersebut, jelas bahwa surat tugas perjalanan dinas adalah elemen penting dalam manajemen organisasi modern. Bukan sekadar surat, tapi juga alat kontrol, bukti hukum, dan alat ukur tanggung jawab kerja.

Format Umum Surat Tugas Perjalanan Dinas

Agar sah dan bisa digunakan secara administratif, surat tugas perjalanan dinas harus ditulis dengan struktur yang jelas dan sesuai standar.

Format ini berlaku untuk berbagai instansi seperti pemerintahan, sekolah, perusahaan, yayasan, maupun organisasi sosial.

Berikut elemen-elemen yang umumnya terdapat dalam surat tugas perjalanan dinas:

1. Kop Surat Instansi atau Perusahaan

Bagian paling atas memuat:

• Nama instansi/perusahaan
• Logo (jika ada)
• Alamat lengkap
• Kontak (telepon, email, situs web)

Ini menunjukkan identitas resmi penerbit surat.

2. Judul Surat

Biasanya ditulis sebagai:

• SURAT TUGAS
• SURAT TUGAS PERJALANAN DINAS

Huruf kapital dan tebal untuk menegaskan jenis dokumen.

3. Nomor Surat

Berfungsi sebagai penanda administrasi. Contoh:

No: 045/ST-PD/DISNAKER/VIII/2025

4. Kalimat Pembuka

Biasanya diawali dengan frasa:

“Yang bertanda tangan di bawah ini:”

Lalu dilanjutkan dengan identitas pemberi tugas.

5. Data Pemberi Tugas

Meliputi:

• Nama lengkap
• Jabatan
• Unit kerja atau instansi

Ini menandakan siapa yang memberi wewenang.

6. Identitas Pegawai yang Ditugaskan

Bagian penting yang mencantumkan:

• Nama lengkap pegawai
• Jabatan atau posisi
• NIP/NIK (jika PNS/karyawan tetap)

7. Tujuan dan Kegiatan Dinas

Jelaskan secara ringkas namun jelas:

• Tujuan perjalanan (misal: menghadiri pelatihan, melakukan pengawasan, kunjungan lapangan, dsb)
• Lokasi/kota tujuan
• Kegiatan atau acara yang akan diikuti

8. Waktu Pelaksanaan

Sebutkan tanggal:

• Berangkat
• Kembali
• Durasi hari tugas

Contoh:

“Pada tanggal 14–16 Agustus 2025.”

9. Sumber Biaya

Menjelaskan dari mana biaya perjalanan ditanggung, misalnya:

• DIPA instansi tahun berjalan
• Anggaran perusahaan
• Dana program/kegiatan tertentu

10. Penutup

Biasanya berisi ucapan tugas agar dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

Contoh:

“Demikian surat tugas ini dibuat agar dilaksanakan sebagaimana mestinya.”

11. Tanda Tangan dan Stempel

Ditandatangani oleh pejabat berwenang seperti:

• Kepala instansi
• Direktur perusahaan
• Kepala sekolah
• Ketua yayasan

Disertai dengan:

• Nama jelas
• Jabatan
• Stempel resmi (untuk validasi)

12. Tembusan (Opsional)

Bagian ini memuat daftar pihak lain yang perlu mengetahui isi surat tersebut, misalnya:

• Bagian keuangan
• Sekretariat
• Koordinator wilayah

Dengan mengikuti format ini, surat tugas perjalanan dinas yang dibuat akan tampak profesional, sah secara administrasi, dan mudah digunakan dalam keperluan laporan maupun pengajuan biaya dinas.

10 Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas

Contoh 1: Dinas Pemerintahan Daerah

PEMERINTAH KOTA SEMARANG
DINAS PEKERJAAN UMUM DAN PENATAAN RUANG

SURAT TUGAS
No: 020/PU-PR/ST/VIII/2025

Menugaskan kepada:
Nama: Roni Permadi, ST
NIP: 19850102 200901 1 005
Jabatan: Pengawas Lapangan

Untuk melaksanakan kunjungan teknis ke proyek pembangunan drainase di Kecamatan Banyumanik pada 14–16 Agustus 2025.

Biaya perjalanan dibebankan pada DPA Dinas PU Tahun 2025.

Semarang, 10 Agustus 2025
Kepala Dinas PU
(ttd)
Ir. Bambang Haryanto

Contoh 2: Perusahaan Swasta Nasional

PT. CIPTA INOVASI TEKNOLOGI

SURAT TUGAS PERJALANAN DINAS
No: 032/CIT/ST/HRD/VIII/2025

Diberikan kepada:
Nama: Dinda Wulandari
Jabatan: Staff Legal

Untuk melakukan kunjungan ke cabang Surabaya dalam rangka pendampingan audit legal pada 12–14 Agustus 2025.

Biaya perjalanan ditanggung oleh perusahaan.

Jakarta, 5 Agustus 2025
HR Manager
(ttd)
R. Setyo Budi

Contoh 3: Sekolah Negeri

SMA NEGERI 2 KEBUMEN

SURAT TUGAS
No: 044/ST/SMA2/2025

Diberikan kepada:
Nama: Arif Nurhadi, M.Pd.
Jabatan: Guru Biologi

Untuk mengikuti pelatihan kurikulum merdeka di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah, Semarang, pada 18–20 Agustus 2025.

Kebumen, 6 Agustus 2025
Kepala Sekolah
(ttd)
Dra. Ratna Wulandari

Contoh 4: Perguruan Tinggi

UNIVERSITAS NASIONAL INFORMATIKA

SURAT TUGAS PERJALANAN DINAS
No: 202/UNI/ST/FT/2025

Nama: Dr. Taufik Hidayat
Jabatan: Dekan Fakultas Teknologi Informasi

Ditugaskan untuk menghadiri forum dekan teknologi se-Indonesia di Bali, 15–17 Agustus 2025.

Jakarta, 2 Agustus 2025
Rektor
(ttd)
Prof. Dr. Syarif Maulana

Contoh 5: Yayasan Sosial

YAYASAN PENDIDIKAN NURUL ILMI

SURAT TUGAS
No: 089/YNI/SD/2025

Diberikan kepada:
Nama: Nani Iskandar
Jabatan: Koordinator Program Pendidikan Anak Usia Dini

Untuk monitoring ke lapangan di wilayah Karawang, 9–10 Agustus 2025.

Bandung, 1 Agustus 2025
Ketua Yayasan
(ttd)
H. Saefuddin Zuhri

Contoh 6: Rumah Sakit Umum Daerah

RSUD DR. SOEBANDI JEMBER

SURAT TUGAS PERJALANAN DINAS
No: 075/RSUD/ST/2025

Diberikan kepada:
Nama: dr. Lia Pramesti
Jabatan: Dokter Spesialis Anak

Untuk menghadiri seminar keperawatan anak di RSUD Dr. Soetomo Surabaya pada 13–15 Agustus 2025.

Jember, 3 Agustus 2025
Direktur RSUD
(ttd)
dr. Farid Kurniawan, MARS

Contoh 7: BUMD (Badan Usaha Milik Daerah)

PDAM KABUPATEN KLATEN

SURAT TUGAS
No: 055/PDAM/ST/2025

Diberikan kepada:
Nama: Budi Hartanto
Jabatan: Supervisor Teknis

Untuk melakukan inspeksi instalasi air bersih di Kecamatan Wedi, 11–12 Agustus 2025.

Klaten, 4 Agustus 2025
Direktur Teknik
(ttd)
Ir. Setya Adi

Contoh 8: Dinas Kesehatan Kabupaten

DINAS KESEHATAN KABUPATEN PURWAKARTA

SURAT TUGAS PERJALANAN DINAS
No: 106/DINKES/ST/2025

Diberikan kepada:
Nama: Yulia Rahmawati, SKM
Jabatan: Petugas Promkes

Untuk pelaksanaan sosialisasi kesehatan reproduksi remaja di Kecamatan Plered, 8–9 Agustus 2025.

Purwakarta, 1 Agustus 2025
Kepala Dinas Kesehatan
(ttd)
dr. Sari Sulastri, M.Kes

Contoh 9: LSM Lingkungan Hidup

LESTARI HIJAU NUSANTARA

SURAT TUGAS
No: 023/LHN/ST/2025

Diberikan kepada:
Nama: Reno Wibowo
Jabatan: Koordinator Program Konservasi

Untuk melakukan verifikasi lokasi reboisasi di wilayah Gunung Kidul, 14–16 Agustus 2025.

Yogyakarta, 5 Agustus 2025
Ketua LHN
(ttd)
Rini Lestari, M.Sc.

Contoh 10: Kantor Konsultan Hukum

KANTOR HUKUM & PARTNER SYAHPUTRA

SURAT TUGAS PERJALANAN DINAS
No: 007/KHSP/ST/2025

Diberikan kepada:
Nama: M. Fadhil Putra, SH
Jabatan: Advokat

Untuk menghadiri persidangan di Pengadilan Negeri Pekalongan, 12 Agustus 2025.

Semarang, 4 Agustus 2025
Managing Partner
(ttd)
Syahputra Siregar, SH., MH.

Surat tugas perjalanan dinas bukan hanya kebutuhan administratif, tapi juga bagian penting dari pelaksanaan kerja yang tertib, terukur, dan bisa dipertanggungjawabkan.

Dengan memahami tujuan, manfaat, dan struktur penulisan, instansi dapat mengelola sumber daya manusia dengan lebih efektif.

Gunakan contoh-contoh di atas sesuai kebutuhan baik instansi pendidikan, kesehatan, pemerintah, maupun swasta.

Baca Juga : 7 Contoh KPI Karyawan Paling Dipakai, Biar Kerja Gak Asal Jalan

Bingung memilih sistem HR yang paling sesuai untuk perusahaan? Sistem yang tepat akan memudahkan pengelolaan sumber daya manusia dan meningkatkan efisiensi. Jangan salah pilih yang bisa merugikan bisnis Anda. Konsultasi sekarang dan dapatkan rekomendasi terbaik dari ahlinya!