Contoh Surat SP – Surat Peringatan (SP) adalah alat manajemen untuk menegakkan kedisiplinan dan memberi kesempatan perbaikan kepada karyawan yang melanggar aturan perusahaan.
Menyusun SP secara tepat melindungi hak perusahaan sekaligus menjaga proses yang adil bagi karyawan. Artikel ini memandu Anda menyusun SP yang efektif dan sah sesuai peraturan ketenagakerjaan terbaru.
Dasar Hukum dan Masa Berlaku SP
Setiap perusahaan wajib memahami aturan hukum sebelum menerbitkan SP. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 Pasal 161 menjadi dasar utama yang mengatur SP.
Jika seorang karyawan melakukan pelanggaran, perusahaan berhak memberikan SP 1, dilanjutkan dengan SP 2 dan SP 3 jika pelanggaran terus terjadi.
UU Cipta Kerja (UU No. 11 Tahun 2020) dan PP No. 35 Tahun 2021 mempertegas bahwa PHK tanpa SP sebelumnya bisa dianggap tidak sah, kecuali pelanggaran tergolong berat. Oleh karena itu, perusahaan wajib mendokumentasikan setiap SP secara resmi sebagai dasar hukum yang kuat.
Siapa yang Berwenang Mengeluarkan SP?
Penerbit SP menjadi tanggung jawab perusahaan. Wewenang ini umumnya diberikan kepada bagian HRD, namun bisa juga dijalankan oleh atasan langsung atau manajer departemen, tergantung struktur organisasi.
Dalam banyak kasus, HRD bertugas menyusun dokumen SP, sedangkan atasan langsung menyampaikan dan mendiskusikannya secara langsung dengan karyawan yang bersangkutan.
Perusahaan harus mencantumkan kewenangan ini secara jelas dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB).
Tujuan Diterbitkannya SP
SP tidak hanya menjadi sanksi tertulis. Tujuan utama dari penerbitan SP meliputi:
- Memberi peringatan formal kepada karyawan atas pelanggaran yang telah dilakukan.
- Mendorong karyawan memperbaiki perilaku atau kinerja.
- Mendokumentasikan pelanggaran secara legal sebagai bukti bila terjadi konflik hubungan kerja.
- Mencegah PHK langsung, dan memberikan tahapan pembinaan secara bertahap.
SP yang diberikan dengan adil dan proporsional menunjukkan bahwa perusahaan menghargai proses perbaikan, bukan hanya menghukum.
Langkah Menyusun Surat Peringatan
Agar sah dan efektif, SP harus disusun secara sistematis. Berikut langkah-langkah menyusunnya:
1. Identifikasi Jenis Pelanggaran
Klasifikasikan pelanggaran berdasarkan tingkat keseriusan. Contohnya:
- Ringan: keterlambatan, pulang lebih awal, tidak memakai seragam.
- Sedang: tidak hadir tanpa izin, menolak instruksi kerja, konflik antar rekan.
- Berat: pencurian, kekerasan, tindakan tidak etis.
2.Tentukan Jenis SP
SP dibagi menjadi tiga tingkatan:
- SP 1: Teguran awal.
- SP 2: Teguran lanjutan jika pelanggaran berulang.
- SP 3: Teguran terakhir sebelum PHK.
3.Tulis Isi SP Secara Jelas
Isi SP harus mencantumkan:
- Nama lengkap dan jabatan karyawan.
- Jenis pelanggaran dan kronologi kejadian.
- Tanggal kejadian.
- Referensi aturan perusahaan yang dilanggar.
- Peringatan yang diberikan (SP ke berapa).
- Tindakan yang akan diambil jika pelanggaran diulangi.
- Masa berlaku SP (maksimal 6 bulan).
- Tanda tangan HR atau manajer, dan ruang tanda tangan karyawan.
4.Serahkan dan Arsipkan
SP sebaiknya disampaikan secara langsung, dengan penjelasan lisan agar karyawan memahami kesalahannya. Mintalah tanda tangan sebagai bukti penerimaan. Jika karyawan menolak menandatangani, catat penolakan tersebut di surat.
Simpan salinan SP dalam arsip kepegawaian sebagai dokumentasi resmi.
Baca Juga : Contoh Slip Gaji Karyawan Honorer yang Mudah dan Transparan!
Contoh Surat SP Sederhana
Berikut format singkat contoh SP 1:
PT ANDALAS TEKNOLOGI MAJU
Jl. Merdeka No. 88, Jakarta
Nomor: 015/SP-I/HRD/VIII/2025
Tanggal: 15 Agustus 2025
Kepada Yth,
Nama: Fajar Maulana
Jabatan: Staff Produksi
Surat Peringatan I
Dengan ini perusahaan memberikan Surat Peringatan I kepada saudara karena melakukan pelanggaran berupa keterlambatan masuk kerja sebanyak 4 kali dalam dua minggu terakhir, tanpa alasan yang sah.
Peringatan ini berlaku selama 6 bulan. Jika dalam periode tersebut terjadi pelanggaran serupa, maka akan diberikan Surat Peringatan berikutnya.
Kami berharap saudara dapat memperbaiki disiplin kerja mulai hari ini.
Hormat kami,
HRD Manager
[ttd]
Tembusan:
- Direktur Operasional
- File Personalia
Statistik dan Fakta Terkini
Menurut survei oleh LinkedIn Workplace Insights 2024, sekitar 68% HR Manager di Indonesia menyatakan pernah mengeluarkan SP dalam 12 bulan terakhir, terutama terkait keterlambatan dan ketidakhadiran.
Data lain dari Gadjian HR Analytics (2023) menunjukkan bahwa:
- 41% SP 1 berhasil mendorong perbaikan perilaku.
- 29% kasus SP berlanjut ke SP 2.
- 12% SP berakhir di PHK.
Penerapan SP yang konsisten membantu perusahaan mencegah konflik hukum, menjaga produktivitas, dan meningkatkan kesadaran disiplin.
Baca Juga : Apa Itu ASP Pajak dan Cara Menggunakannya? Cari Tahu di Sini!
Ingin pantau kerja tim secara real-time tanpa ribet? Dengan aplikasi yang tepat, Anda bisa awasi progres kerja kapan saja dan di mana saja. Jangan sampai kehilangan kendali atas performa tim. Konsultasi sekarang untuk solusi yang efektif dan mudah digunakan!
