Contoh surat perjalanan dinas – Surat perjalanan dinas merupakan dokumen penting yang digunakan oleh pegawai atau karyawan untuk melakukan tugas yang berhubungan dengan pekerjaan di luar kantor. Di Indonesia, surat perjalanan dinas juga menjadi salah satu persyaratan bagi pegawai negeri atau instansi pemerintahan untuk melaksanakan tugas dinas di luar daerah atau luar negeri. Oleh karena itu, sangat penting untuk memahami bagaimana cara membuat dan menggunakan surat perjalanan dinas yang benar.
Baca Juga : Contoh Slip Gaji Karyawan Asuransi yang Transparan dan Jelas!
Apa Itu Surat Perjalanan Dinas?
Surat perjalanan dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan untuk menunjuk seseorang melakukan perjalanan dinas. Surat ini berfungsi sebagai bukti legalitas bahwa perjalanan tersebut memang dilakukan untuk kepentingan pekerjaan. Selain itu, surat ini juga penting untuk mengurus berbagai hal terkait perjalanan, seperti penginapan, transportasi, dan pembiayaan lainnya.
Surat perjalanan dinas seringkali dibutuhkan oleh instansi pemerintah maupun swasta. Di sektor pemerintah, misalnya, surat ini harus memenuhi ketentuan yang sudah ditetapkan. Oleh karena itu, memahami contoh surat perjalanan dinas yang benar sangat penting agar tidak ada masalah administratif di kemudian hari.
Format Umum Surat Perjalanan Dinas
Untuk membuat surat perjalanan dinas yang sah dan sesuai dengan ketentuan, berikut adalah format umumnya:
- Kepala Surat: Bagian ini berisi identitas perusahaan atau instansi yang mengeluarkan surat.
- Judul Surat: Biasanya bertuliskan “Surat Tugas Perjalanan Dinas” atau “Surat Perjalanan Dinas.”
- Isi Surat: Termasuk informasi tentang nama penerima surat, jabatan, tujuan perjalanan, tanggal berangkat, dan tanggal kembali.
- Tujuan Perjalanan: Menyebutkan lokasi dan tujuan perjalanan dinas yang akan dilakukan.
- Tanda Tangan: Surat ini biasanya ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang.
Pastikan semua data yang tercantum dalam surat sudah lengkap dan jelas agar tidak menimbulkan kebingungan. Selain itu, perhatikan juga format penulisan yang sesuai dengan aturan yang berlaku.
Contoh Surat Perjalanan Dinas untuk Pegawai Pemerintah
Bagi pegawai negeri, surat perjalanan dinas memiliki format khusus yang harus mengikuti aturan yang ditetapkan oleh pemerintah. Berikut adalah contoh surat perjalanan dinas yang bisa Anda gunakan:
KOP SURAT INSTANSI
Nomor: 123/XYZ/2025
Tanggal: 15 Juni 2025
Perihal: Surat Tugas Perjalanan Dinas
Kepada Yth.
Nama: [Nama Pegawai]
Jabatan: [Jabatan Pegawai]
Instansi: [Nama Instansi]
Di Tempat
Dengan ini kami memberikan tugas perjalanan dinas kepada:
Nama: [Nama Pegawai]
NIP: [Nomor Induk Pegawai]
Jabatan: [Jabatan Pegawai]
Tujuan Perjalanan Dinas: [Tujuan Perjalanan Dinas]
Waktu: [Tanggal Mulai] sampai [Tanggal Selesai]
Lokasi: [Tempat/Tujuan Perjalanan]
Perjalanan ini dilakukan dalam rangka [tujuan perjalanan, misalnya menghadiri seminar, rapat, atau inspeksi].
Demikian surat tugas ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Hormat kami,
[Pejabat yang Berwenang]
[Nama Pejabat]
[Jabatan Pejabat]
Contoh Surat Perjalanan Dinas untuk Karyawan Swasta
Di perusahaan swasta, surat perjalanan dinas mungkin sedikit berbeda dalam format dan isinya. Meski begitu, pada dasarnya, surat ini memiliki tujuan yang sama, yaitu untuk mengonfirmasi perjalanan yang dilakukan untuk kepentingan perusahaan. Berikut contoh surat perjalanan dinas untuk karyawan swasta:
KOP SURAT PERUSAHAAN
Nomor: 45/HRD/XYZ/2025
Tanggal: 15 Juni 2025
Perihal: Surat Perjalanan Dinas
Kepada Yth.
Nama: [Nama Karyawan]
Jabatan: [Jabatan Karyawan]
Departemen: [Departemen Karyawan]
Dengan ini kami menugaskan saudara untuk melakukan perjalanan dinas ke:
Lokasi: [Tujuan Perjalanan Dinas]
Waktu: [Tanggal Mulai] sampai [Tanggal Selesai]
Tujuan perjalanan dinas ini adalah untuk [tujuan perjalanan, seperti menghadiri rapat, presentasi, atau pelatihan].
Harap melaksanakan tugas ini sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Demikian surat tugas ini dibuat.
Hormat kami,
[Atasan yang Berwenang]
[Nama Atasan]
[Jabatan Atasan]
Tips Menyusun Surat Perjalanan Dinas yang Efektif
Agar surat perjalanan dinas yang Anda buat tidak hanya sah, tetapi juga efektif, perhatikan beberapa hal berikut:
- Jelas dan Tepat: Pastikan informasi yang tercantum dalam surat sudah jelas dan tidak membingungkan.
- Bergantung pada Kebijakan Perusahaan: Beberapa perusahaan atau instansi memiliki format surat perjalanan dinas yang sudah ditentukan, jadi pastikan mengikuti format yang berlaku.
- Mengatur Waktu dengan Baik: Jangan lupa untuk menuliskan tanggal keberangkatan dan kepulangan dengan akurat.
- Mencantumkan Tujuan yang Tepat: Jelaskan secara rinci tujuan dari perjalanan dinas tersebut agar penerima surat tahu alasan resmi perjalanan tersebut.
Perbedaan Surat Perjalanan Dinas dan Surat Tugas
Seringkali, surat perjalanan dinas dan surat tugas dianggap sama, padahal keduanya berbeda. Surat tugas berfokus pada perintah atau instruksi kepada seorang pegawai untuk melaksanakan suatu tugas. Sementara itu, surat perjalanan dinas lebih pada perincian administrasi perjalanan, yang mencakup waktu, tempat, dan tujuan dari perjalanan tersebut.
Sumber:
Talenta.co, “Surat Tugas Perjalanan Dinas,”
