7 Contoh Surat Peringatan 1 yang Bisa Jadi Referensi

Contoh Surat Peringatan 1 – Surat peringatan (SP) adalah salah satu alat yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk memberikan peringatan resmi kepada karyawan yang melakukan pelanggaran terhadap peraturan atau kebijakan yang berlaku.

Surat Peringatan 1 (SP1) merupakan surat yang diberikan pada tahap pertama sebagai bentuk peringatan ringan, yang bertujuan untuk memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki perilaku atau kinerjanya.

Pemberian Surat Peringatan 1 biasanya dilakukan ketika karyawan melakukan pelanggaran yang belum terlalu serius.

Surat ini berfungsi untuk menegur karyawan secara resmi, sekaligus memberi kesempatan agar karyawan tersebut memperbaiki perilakunya sebelum diberikan tindakan lebih lanjut.

Dalam artikel ini, kita akan membahas contoh surat peringatan 1, serta komponen-komponen yang harus ada dalam surat tersebut untuk membuatnya efektif dan sesuai dengan prosedur.

Sumber Gambar : SURATKU.ID

Kamu lagi cari referensi contoh surat peringatan 1? Kamu datang ke tempat yang tepat! Surat peringatan (SP) adalah bagian penting dari tata kelola perusahaan, baik untuk menjaga kedisiplinan maupun mengingatkan karyawan akan aturan yang harus dipatuhi.

Nah, di artikel ini, aku bakal kasih tahu kamu apa itu surat peringatan 1, bagaimana strukturnya, dan tentunya berbagai contoh suratnya. Yuk, simak sampai habis!

Apa Itu Surat Peringatan 1?

Surat Peringatan 1 (SP1) adalah surat resmi yang diberikan oleh perusahaan atau organisasi kepada karyawan yang melakukan pelanggaran ringan terhadap peraturan yang berlaku di tempat kerja.

Surat ini merupakan bentuk peringatan pertama yang diberikan kepada karyawan, yang bertujuan untuk memberikan teguran dan kesempatan bagi karyawan untuk memperbaiki perilakunya sebelum diambil tindakan yang lebih serius.

Pemberian Surat Peringatan 1 biasanya dilakukan setelah terjadi pelanggaran yang sifatnya tidak terlalu berat, dan merupakan langkah pertama dalam proses disiplin karyawan. Surat ini bersifat formil dan menjadi catatan di dalam arsip perusahaan, sebagai tindak lanjut dari pelanggaran yang telah terjadi.

Tujuan Surat Peringatan 1

1. Memberikan Teguran: Surat Peringatan 1 berfungsi sebagai peringatan resmi agar karyawan lebih berhati-hati dan tidak mengulang kesalahan yang sama.
2. Memberikan Kesempatan untuk Memperbaiki Perilaku: Surat ini memberi kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki kinerja atau sikapnya sebelum mendapatkan sanksi yang lebih berat.
3. Mencatat Pelanggaran dalam Rekam Jejak Karyawan: SP1 menjadi bagian dari arsip perusahaan, yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan lebih lanjut jika pelanggaran berlanjut.
4. Menjaga Ketertiban dan Disiplin: Surat Peringatan 1 juga bertujuan untuk menjaga ketertiban dan disiplin dalam lingkungan kerja, agar peraturan perusahaan dihormati oleh semua pihak.

Sumber Gambar : hadirr.com

Kapan Surat Peringatan 1 Diberikan?

Surat Peringatan 1 diberikan ketika karyawan melakukan pelanggaran ringan, seperti:

• Keterlambatan dalam menghadiri pekerjaan tanpa alasan yang sah.
• Tidak menyelesaikan tugas sesuai waktu yang telah ditentukan.
• Tidak mengikuti prosedur yang berlaku dalam pekerjaan.
• Ketidakhadiran tanpa pemberitahuan sebelumnya.

Contoh Kasus:

Misalnya, seorang karyawan sering datang terlambat ke kantor tanpa alasan yang jelas, atau tidak mengerjakan tugasnya sesuai dengan batas waktu yang ditentukan.

Dalam kasus ini, perusahaan akan mengeluarkan Surat Peringatan 1 sebagai langkah awal untuk menegur karyawan tersebut.

Komponen dalam Surat Peringatan 1

Umumnya, Surat Peringatan 1 berisi beberapa komponen penting, antara lain:

1. Informasi tentang Pelanggaran: Menyebutkan dengan jelas pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan.
2. Tanggal Pemberian Surat: Tanggal pengeluaran Surat Peringatan 1.
3. Teguran atau Peringatan: Pernyataan mengenai pentingnya perbaikan perilaku atau kinerja karyawan.
4. Tindak Lanjut: Menyebutkan bahwa jika perilaku yang sama terulang, karyawan bisa mendapatkan Surat Peringatan 2 atau sanksi yang lebih berat.
5. Tanda Tangan Pihak Berwenang: Biasanya ditandatangani oleh atasan langsung atau HRD.

Surat Peringatan 1 (SP1) adalah langkah awal dalam proses penegakan disiplin di perusahaan. Surat ini digunakan untuk memberi peringatan resmi kepada karyawan yang melakukan pelanggaran ringan, dengan tujuan agar karyawan dapat memperbaiki perilaku atau kinerjanya.

Meskipun sifatnya tidak terlalu berat, Surat Peringatan 1 tetap merupakan dokumen formal yang harus dipatuhi dan menjadi bagian dari rekam jejak karyawan di perusahaan.

Baca Juga : UPMK adalah ? Pengertian dan Ketentuan yang Perlu Kamu Tahu

Struktur Surat Peringatan 1

1. Kop Surat

• Nama Perusahaan: Biasanya terletak di bagian atas surat, berisi nama perusahaan yang mengeluarkan surat peringatan.
• Alamat Perusahaan: Alamat lengkap tempat perusahaan berada.
• Kontak Perusahaan: Bisa berupa nomor telepon atau email perusahaan.

2. Tanggal Pembuatan Surat

• Tanggal pada saat surat dibuat atau dikeluarkan. Bagian ini menunjukkan bahwa surat ini dikeluarkan pada waktu tertentu dan menjadi catatan resmi dalam arsip perusahaan.

3. Nomor Surat

• Biasanya, setiap surat resmi memiliki nomor surat sebagai identifikasi. Nomor ini berguna untuk keperluan administrasi dan arsip perusahaan.

4. Judul Surat

• Surat Peringatan 1: Bagian ini jelas mencantumkan jenis surat, yaitu “Surat Peringatan 1”, untuk membedakan dengan surat peringatan selanjutnya.
• Terkadang, bisa dilengkapi dengan subjudul seperti “Terkait Pelanggaran Keterlambatan Kerja” atau “Terkait Kinerja yang Tidak Memadai”, untuk memberikan gambaran langsung mengenai permasalahan yang dibahas dalam surat.

5. Pembukaan Surat

• Salam Pembuka: Biasanya diawali dengan “Dengan hormat” atau “Kepada yang terhormat” diikuti dengan nama jabatan karyawan atau nama karyawan yang bersangkutan.

6. Isi Surat

• Pernyataan Pelanggaran: Bagian ini menjelaskan perilaku atau tindakan karyawan yang menjadi alasan dikeluarkannya Surat Peringatan 1. Sebutkan pelanggaran secara spesifik, misalnya terlambat datang ke kantor, tidak menyelesaikan tugas tepat waktu, atau tidak mematuhi prosedur yang telah ditentukan.
• Tanggal dan Rincian Kejadian: Jelaskan kapan pelanggaran terjadi dan beri contoh nyata jika perlu, misalnya “Pada tanggal 10 Januari 2023, Anda datang terlambat selama 30 menit tanpa pemberitahuan sebelumnya.”
• Teguran atau Peringatan: Menyatakan bahwa ini adalah peringatan pertama dan mengingatkan karyawan untuk memperbaiki perilakunya agar tidak berulang di masa depan.
• Batas Waktu Perbaikan: Jika diperlukan, berikan batas waktu yang wajar untuk karyawan memperbaiki pelanggarannya atau menunjukkan perubahan.

7. Peringatan Lanjutan

• Konsekuensi Jika Terulang: Bagian ini memberi penjelasan bahwa jika perilaku yang sama terulang kembali, karyawan dapat diberi Surat Peringatan 2 atau sanksi lebih lanjut, sesuai dengan kebijakan perusahaan.
• Penegasan: Misalnya, “Apabila dalam waktu 1 minggu ke depan tidak ada perbaikan, perusahaan akan mengambil langkah lebih lanjut.”

8. Penutupan Sura

• Biasanya diakhiri dengan kalimat yang menyatakan bahwa perusahaan berharap pelanggaran ini tidak terulang lagi dan menekankan pentingnya perbaikan.
• Salam Penutup: Biasanya menggunakan “Hormat kami” atau “Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.”

9. Tanda Tangan

• Nama dan Jabatan: Pihak yang memberikan Surat Peringatan 1, biasanya atasan langsung atau HRD.
• Tanda Tangan: Tanda tangan dari pemberi surat untuk mengesahkan surat peringatan tersebut.

10. Tembusan

• Tembusan surat diberikan kepada pihak-pihak terkait seperti HRD, atasan langsung, atau departemen terkait untuk keperluan administrasi atau dokumentasi.

Surat Peringatan 1 memiliki struktur formal yang jelas dan digunakan untuk memberi peringatan resmi kepada karyawan yang melakukan pelanggaran ringan.

Surat ini bertujuan untuk memberikan kesempatan bagi karyawan untuk memperbaiki perilaku mereka dan memastikan disiplin dalam bekerja, dengan langkah-langkah lebih lanjut diambil jika pelanggaran terulang.

Sumber Gambar : hadirr.com

Contoh Surat Peringatan 1

Untuk membantumu lebih paham, aku sudah siapkan 7 contoh surat peringatan 1 dalam berbagai format. Kamu bisa pilih mana yang sesuai dengan kebutuhanmu.

1. Contoh Surat Peringatan 1 untuk Keterlambatan Kerja

PT Sejahtera Bersama
Jl. Merdeka No. 10, Jakarta
Telp: (021) 1234567

Nomor: SP1/HRD/001/2024
Tanggal: 21 November 2024

SURAT PERINGATAN 1

Kepada Yth.,
Nama: Andi Saputra
Jabatan: Staff Administrasi

Dengan ini kami sampaikan bahwa Anda telah melakukan pelanggaran berupa keterlambatan masuk kerja sebanyak 5 kali dalam bulan November 2024. Hal ini melanggar Peraturan Perusahaan Pasal 8 Ayat 3 tentang Kedisiplinan.

Kami berharap Anda dapat memperbaiki perilaku ini. Jika pelanggaran serupa terulang, kami akan memberikan Surat Peringatan 2.

Hormat kami,
Manajer HRD
PT Sejahtera Bersama

2. Contoh Surat Peringatan 1 untuk Pelanggaran SOP

PT Maju Jaya
Jl. Sudirman No. 25, Bandung

Nomor: SP1/OPS/002/2024
Tanggal: 21 November 2024

SURAT PERINGATAN 1

Kepada Yth.,
Nama: Budi Santoso
Jabatan: Operator Produksi

Berdasarkan laporan supervisi, Anda tidak mematuhi SOP dalam pengoperasian mesin produksi pada tanggal 15 November 2024. Pelanggaran ini dapat berdampak serius pada kualitas produk.

Kami mengingatkan Anda untuk mematuhi SOP yang telah ditetapkan. Pelanggaran berulang akan dikenakan tindakan lebih lanjut sesuai kebijakan perusahaan.

Hormat kami,
Manajer Operasional

3. Contoh Surat Peringatan 1 karena Absen Tanpa Izin

PT Harmoni Sentosa
Jl. Kebangsaan No. 88, Surabaya

Nomor: SP1/HRD/003/2024
Tanggal: 21 November 2024

SURAT PERINGATAN 1

Kepada Yth.,
Nama: Siti Aminah
Jabatan: Customer Service

Dengan ini kami sampaikan bahwa Anda tidak hadir tanpa izin pada tanggal 18 dan 19 November 2024. Tindakan ini melanggar Peraturan Perusahaan Pasal 5 Ayat 2 tentang Kewajiban Kehadiran.

Kami mengharapkan Anda lebih bertanggung jawab terhadap kehadiran. Pelanggaran berikutnya dapat berakibat pada Surat Peringatan 2.

Hormat kami,
HRD Manager

4. Contoh Surat Peringatan 1 untuk Karyawan Kontrak

PT Cahaya Abadi
Jl. Kemerdekaan No. 50, Semarang

Nomor: SP1/KONTRAK/004/2024
Tanggal: 21 November 2024

SURAT PERINGATAN 1

Kepada Yth.,
Nama: Rina Kusuma
Jabatan: Sales Executive

Kami menemukan bahwa Anda tidak mencapai target penjualan selama 3 bulan berturut-turut, sesuai laporan evaluasi bulanan. Hal ini tidak sesuai dengan kontrak kerja yang telah disepakati.

Kami meminta Anda untuk meningkatkan performa dalam bulan mendatang. Jika tidak, kami akan meninjau ulang kontrak kerja Anda.

Hormat kami,
Manajer Penjualan

5. Contoh Surat Peringatan 1 untuk Pelanggaran Etika

PT Bintang Terang
Jl. Pahlawan No. 15, Medan

Nomor: SP1/HRD/005/2024
Tanggal: 21 November 2024

SURAT PERINGATAN 1

Kepada Yth.,
Nama: Anton Wijaya
Jabatan: Supervisor

Anda terbukti menggunakan bahasa yang tidak pantas saat rapat tim pada tanggal 19 November 2024. Hal ini melanggar etika kerja dan menciptakan suasana kerja yang tidak kondusif.

Kami meminta Anda untuk menjaga sikap profesional. Pelanggaran serupa tidak akan ditoleransi.

Hormat kami,
HRD Manager

6. Contoh Surat Peringatan 1 untuk Kesalahan Administrasi

PT Sinar Sejahtera
Jl. Cendana No. 30, Yogyakarta

Nomor: SP1/HRD/006/2024
Tanggal: 21 November 2024

SURAT PERINGATAN 1

Kepada Yth.,
Nama: Dian Pratama
Jabatan: Staff Keuangan

Kami menemukan kesalahan pada laporan keuangan bulan Oktober 2024 yang Anda buat. Kesalahan ini menyebabkan keterlambatan pelaporan kepada manajemen.

Kami harap Anda lebih teliti dalam pekerjaan. Kesalahan berikutnya akan dikenakan tindakan lebih lanjut.

Hormat kami,
Manajer Keuangan

7. Contoh Surat Peringatan 1 untuk Kerja Tim yang Tidak Optimal

PT Karya Bersama
Jl. Melati No. 5, Makassar

Nomor: SP1/HRD/007/2024
Tanggal: 21 November 2024

SURAT PERINGATAN 1

Kepada Yth.,
Nama: Farhan Alamsyah
Jabatan: Staff IT

Kami mencatat bahwa Anda tidak berkontribusi aktif dalam proyek pengembangan sistem pada bulan November 2024. Hal ini menghambat pencapaian target tim.

Kami harap Anda lebih kooperatif dan memberikan kontribusi yang optimal.

Hormat kami,
Manajer IT

Nah, itulah 7 contoh surat peringatan 1 yang bisa kamu gunakan sebagai referensi. Dengan surat ini, perusahaan tetap bisa menjaga kedisiplinan dan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki kesalahan. Ingat, tujuan utama dari SP1 bukan untuk menghukum, tapi untuk mendukung perkembangan karyawan.

Semoga artikel ini bermanfaat dan membantu kamu dalam memahami serta membuat surat peringatan 1. Kalau kamu butuh panduan lain, jangan ragu untuk cari tahu lebih banyak di sini. Sampai jumpa di artikel berikutnya, ya!

Baca Juga : 7 Contoh KPI Karyawan Paling Dipakai, Biar Kerja Gak Asal Jalan

Ingin pantau kerja tim secara real-time tanpa ribet? Dengan aplikasi yang tepat, Anda bisa awasi progres kerja kapan saja dan di mana saja. Jangan sampai kehilangan kendali atas performa tim. Konsultasi sekarang untuk solusi yang efektif dan mudah digunakan!