Cara kerja sistem HRIS – Cara kerja sistem HRIS sangat mempengaruhi efisiensi operasional perusahaan. Dengan sistem HRIS, manajemen SDM menjadi lebih terstruktur dan mudah diakses.
Pelajari cara kerja sistem HRIS dan manfaatnya bagi perusahaan Anda di sini!
Apa Itu Sistem HRIS dan Bagaimana Cara Kerjanya?
Sistem HRIS adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola data dan proses terkait sumber daya manusia di dalam perusahaan.
HRIS menyimpan data karyawan, mengelola absensi, penggajian, dan memberikan laporan terkait kinerja, pelatihan, serta kepatuhan hukum. Aplikasi ini memungkinkan perusahaan untuk mengakses informasi SDM secara terpusat dan real-time.
Data yang dimasukkan seperti biodata, status kepegawaian, kehadiran, riwayat pendidikan, hingga gaji dan tunjangan, semua terhubung dalam platform yang memudahkan HR dan manajemen dalam pengelolaannya.
Cara kerjanya adalah dengan mengumpulkan dan menyimpan data karyawan dalam satu sistem terintegrasi. Selain itu, HRIS dilengkapi dengan fitur analisis untuk membantu pengambilan keputusan yang lebih berbasis data.
Bagaimana Sistem HRIS Membantu Manajemen Penggajian dan Tunjangan?
Sistem HRIS mempermudah manajemen penggajian dan tunjangan dalam beberapa cara:
- Perhitungan Otomatis: HRIS menghitung gaji, potongan pajak, lembur, dan tunjangan secara otomatis berdasarkan data yang ada, mengurangi kemungkinan kesalahan manusia.
- Penyusunan Slip Gaji: Sistem HRIS menghasilkan slip gaji digital yang dapat diakses oleh karyawan dengan mudah dan transparan.
- Pemantauan Kehadiran: Dengan mengintegrasikan data absensi, HRIS mengotomatisasi perhitungan gaji berdasarkan jam kerja, lembur, atau cuti.
- Pengelolaan Tunjangan: HRIS juga membantu dalam mengelola berbagai tunjangan karyawan, seperti asuransi kesehatan, tunjangan hari raya, dan lainnya.
Penggunaan HRIS dalam pengelolaan gaji dan tunjangan menghemat waktu, mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan akurasi pembayaran kepada karyawan.
Apa Keuntungan Menggunakan HRIS dalam Pengelolaan Karyawan?
Penggunaan sistem HRIS membawa banyak keuntungan bagi perusahaan, antara lain:
- Efisiensi Waktu dan Biaya: Proses administrasi HR yang sebelumnya dilakukan manual kini bisa dilakukan otomatis dengan sistem HRIS, menghemat waktu dan biaya operasional.
- Akurasi Data: HRIS mengurangi kemungkinan kesalahan manusia dalam pencatatan data karyawan, absensi, dan penggajian.
- Peningkatan Kepuasan Karyawan: Dengan sistem yang transparan dan akurat, karyawan merasa lebih dihargai dan memperoleh informasi yang jelas terkait gaji dan tunjangan mereka.
- Analisis Kinerja: HRIS memungkinkan perusahaan untuk memantau kinerja karyawan secara sistematis, membuat keputusan pengembangan lebih berbasis data.
- Penyusunan Laporan yang Cepat: Laporan terkait penggajian, absensi, dan kinerja karyawan bisa dihasilkan secara otomatis, membantu manajemen dalam pengambilan keputusan yang lebih cepat.
Masalah yang Dihadapi HRD dalam Mengimplementasikan HRIS
Meskipun HRIS menawarkan banyak keuntungan, implementasi sistem ini dapat menghadapi beberapa tantangan, seperti:
- Biaya Implementasi: Pengadaan dan implementasi sistem HRIS dapat memerlukan biaya awal yang signifikan, terutama bagi perusahaan kecil.
- Resistensi terhadap Perubahan: Beberapa karyawan atau manajer mungkin merasa terbebani dengan perubahan sistem atau takut terhadap teknologi baru.
- Kompleksitas Integrasi: Integrasi HRIS dengan sistem lain seperti ERP atau CRM bisa menjadi rumit, terutama jika perusahaan sudah menggunakan sistem lama yang tidak kompatibel.
- Pelatihan Pengguna: Agar HRIS dapat digunakan secara maksimal, perusahaan perlu melatih tim HR dan karyawan agar familiar dengan sistem tersebut.
- Keamanan Data: Mengelola data karyawan yang sensitif membutuhkan sistem yang memiliki proteksi yang kuat agar data tersebut tidak bocor.
Perusahaan perlu merencanakan implementasi HRIS dengan matang agar tantangan ini dapat diatasi dengan efektif.
Peran HRIS dalam Meningkatkan Kepatuhan Terhadap Peraturan Ketenagakerjaan
Sistem HRIS berperan penting dalam membantu perusahaan mematuhi peraturan ketenagakerjaan yang berlaku, antara lain:
- Pemenuhan Standar Gaji dan Tunjangan: HRIS memastikan perusahaan membayar gaji dan tunjangan sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku, mengurangi risiko pelanggaran hukum.
- Pengelolaan Cuti dan Absensi yang Sesuai Regulasi: Sistem ini mengotomatisasi pengelolaan cuti dan absensi karyawan sesuai dengan hukum ketenagakerjaan yang mengatur hak karyawan.
- Pelaporan Ketenagakerjaan: HRIS mempermudah pembuatan laporan yang diperlukan untuk kepatuhan pada pemerintah, seperti laporan pajak dan laporan ketenagakerjaan.
Sistem HRIS adalah alat yang sangat berharga dalam pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan modern. Fungsi utamanya mencakup pengelolaan penggajian, absensi, dan data karyawan secara efisien dan akurat.
Keuntungan utama menggunakan HRIS adalah efisiensi, pengurangan kesalahan, dan kemudahan dalam pembuatan laporan.
Cara kerja sistem HRIS dapat meningkatkan efisiensi manajemen SDM di perusahaan Anda. Dengan memanfaatkan sistem HRIS yang tepat, pengelolaan data karyawan menjadi lebih terorganisir.
Temukan solusi terbaik untuk perusahaan Anda di manajemenkoporat.id dan maksimalkan potensi HRD Anda.
Sumber Referensi:
- https://manajemenkorporat.id
- https://www.talenta.co/blog/cara-kerja-sistem-hris-agar-memudahkan-hr-mengelola-karyawan/
- https://images.squarespace-cdn.com/content/v1/50baa49de4b0e51d69257e33/e72ba945-da23-4325-affb-7028dbcf57f0/The+Importance+of+Choosing+the+Right+HRIS+System.png
- https://i.pinimg.com/originals/81/5f/3b/815f3b1d26be40e112c918efd99a3a7a.png
