Tugas HRD magang memiliki peran yang krusial dalam memberikan pengalaman praktis bagi mahasiswa atau peserta magang yang bergabung di perusahaan. Tugas HRD magang tidak hanya sebatas memberikan arahan, tetapi juga mencakup pembimbingan dalam berbagai aspek administrasi, rekrutmen, dan pengelolaan SDM, yang bertujuan untuk memperkenalkan mereka pada dunia kerja yang sesungguhnya.
Apa Itu HRD Magang?
HRD magang adalah program yang dirancang untuk memberikan pengalaman praktis kepada mahasiswa atau individu yang sedang mempersiapkan karir di bidang sumber daya manusia. Sebagai bagian dari tim HRD, peserta magang berkesempatan untuk memahami bagaimana berbagai fungsi HRD, seperti rekrutmen, pelatihan, hingga pengelolaan kinerja, diterapkan dalam dunia kerja yang nyata.
Magang HRD bertujuan untuk meningkatkan keterampilan praktis yang sangat dibutuhkan dalam pekerjaan sehari-hari. Hal ini tentu penting mengingat dunia kerja yang terus berkembang, dan keterampilan yang dibutuhkan pun berubah seiring waktu. Oleh karena itu, kegiatan magang HRD bisa menjadi langkah awal yang baik untuk mempersiapkan karir di masa depan.
Baca Juga: Kira-Kira Berapa Banyak Soal SNBT 2025? Ini Jawabannya!
Tugas Utama HRD Magang
Sebagai peserta magang di HRD, ada beberapa tugas utama yang perlu dilakukan. Meskipun tanggung jawab ini bervariasi tergantung pada perusahaan tempat magang, secara umum, tugas tersebut mencakup beberapa poin berikut:
1. Membantu Proses Rekrutmen Karyawan
Salah satu tugas HRD magang yang paling umum adalah membantu tim HR dalam proses rekrutmen karyawan. Ini termasuk memeriksa lamaran, menyaring CV, dan mempersiapkan jadwal wawancara. Selain itu, HRD magang sering kali diminta untuk melakukan panggilan telepon pertama kepada calon pelamar untuk mengonfirmasi jadwal wawancara atau memberikan informasi dasar lainnya. Keterampilan komunikasi yang baik sangat diperlukan untuk melaksanakan tugas ini. Magang HRD akan mendapatkan wawasan tentang bagaimana memfilter kandidat yang memenuhi kualifikasi serta berinteraksi dengan calon pelamar.
2. Mengelola Data Karyawan
Tugas selanjutnya adalah mengelola data karyawan yang ada di perusahaan. Data ini mencakup informasi pribadi karyawan, riwayat pekerjaan, serta catatan kinerja dan absensi. Mengelola data ini memerlukan keterampilan dalam menggunakan berbagai sistem HR, seperti sistem informasi SDM (Sistem Informasi Sumber Daya Manusia). Magang HRD akan belajar bagaimana memastikan semua data tercatat dengan rapi dan aman, serta diproses sesuai dengan peraturan yang berlaku.
3. Membantu Proses Pelatihan dan Pengembangan
Salah satu tugas penting lainnya adalah membantu dalam proses pelatihan karyawan baru atau yang sudah ada. HRD magang bisa dilibatkan dalam penyusunan materi pelatihan, menyiapkan ruang pelatihan, atau bahkan membantu instruktur selama sesi pelatihan. Pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan keterampilan karyawan agar lebih produktif dan efektif dalam pekerjaannya. Magang di bagian HRD akan belajar bagaimana menentukan keterampilan (skills) yang perlu ditingkatkan oleh karyawan dan bagaimana merancang program pelatihan yang efektif. Selain itu, peserta magang juga akan memahami fungsi pelatihan dalam meningkatkan performa organisasi secara keseluruhan.
4. Membantu Proses Evaluasi Kinerja
Tugas lain yang tak kalah penting adalah membantu tim HR dalam melakukan evaluasi kinerja karyawan. HRD magang dapat terlibat dalam pengumpulan data, pembuatan laporan kinerja, atau bahkan mempersiapkan umpan balik untuk karyawan berdasarkan hasil evaluasi. Proses ini biasanya melibatkan penggunaan sistem penilaian kinerja dan pengelolaan laporan yang terstruktur. Dengan melakukan tugas ini, HRD magang akan memahami lebih dalam mengenai bagaimana pengukuran kinerja dilakukan dan peran evaluasi dalam meningkatkan kualitas kerja dalam perusahaan.
5. Menangani Administrasi HR
HRD magang juga diharuskan untuk mendukung administrasi HR. Ini termasuk menyusun dokumen yang diperlukan untuk berbagai keperluan, seperti kontrak kerja, surat peringatan, atau pengajuan izin. Meskipun lebih banyak bersifat administratif, tugas ini penting untuk memastikan bahwa seluruh proses HR berjalan dengan lancar dan sesuai prosedur. Melalui tugas ini, HRD magang dapat mengasah keterampilan administrasi dan pemahaman mengenai regulasi ketenagakerjaan yang berlaku.
6. Mengelola Hubungan Karyawan
HRD magang juga dapat dilibatkan dalam menangani masalah yang berkaitan dengan hubungan industrial, baik itu antara karyawan dengan manajemen maupun antar sesama karyawan. Tugas ini meliputi memfasilitasi komunikasi antar karyawan dan menyelesaikan masalah yang timbul, seperti konflik internal atau masalah terkait kepuasan kerja. Fungsi ini sangat penting untuk menciptakan lingkungan kerja yang harmonis. HRD magang akan mempelajari bagaimana menjaga hubungan yang baik antara karyawan dengan perusahaan.
Keterampilan yang Diperlukan dalam HRD Magang
Tugas HRD magang memang sangat beragam, namun agar bisa menjalankan tugas-tugas tersebut dengan baik, magang HRD perlu memiliki berbagai keterampilan. Beberapa keterampilan yang harus dimiliki oleh peserta magang HRD antara lain:
1. Keterampilan Komunikasi
Komunikasi yang efektif sangat penting, baik itu dalam berinteraksi dengan karyawan, calon pelamar, atau pihak manajemen perusahaan. HRD magang harus mampu menyampaikan informasi dengan jelas dan mendengarkan dengan baik untuk menghindari kesalahpahaman.
2. Keterampilan Administrasi
Sebagian besar tugas dalam HRD melibatkan kegiatan administratif. Oleh karena itu, magang HRD harus memiliki keterampilan administrasi yang baik, seperti mengelola data dan mengatur berbagai dokumen karyawan.
3. Keterampilan dalam Penggunaan Sistem HR
Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) atau software HRM (Human Resource Management) adalah alat yang digunakan untuk menyimpan data dan mengelola berbagai aspek HR. HRD magang perlu terampil dalam menggunakan sistem ini agar dapat mengelola data karyawan dan administrasi dengan efektif.
4. Keterampilan Analitis
Dalam beberapa tugas seperti mengevaluasi kinerja karyawan atau melakukan analisis data rekrutmen, HRD magang harus memiliki keterampilan analitis yang baik. Ini penting agar dapat membuat keputusan berbasis data yang akurat.
5. Keterampilan Manajerial
HRD magang juga perlu memiliki keterampilan manajerial meski berada pada tingkat pemula. Keterampilan ini berguna saat mereka terlibat dalam perencanaan pelatihan, mengelola proyek tertentu, atau menangani berbagai tugas dalam HR.
Baca Juga: Ini Rincian Lengkap Seputar Berapa Jumlah Soal SNBT 2025
Bagaimana Magang HRD Meningkatkan Sistem Kerja Perusahaan?
Melalui berbagai tugas yang dilakukan oleh HRD magang, sistem kerja dalam perusahaan dapat ditingkatkan. Magang HRD tidak hanya mempelajari cara kerja sistem yang ada, tetapi juga berkontribusi dalam pengelolaannya. Berikut adalah beberapa cara magang HRD dapat membantu meningkatkan sistem kerja:
1. Meningkatkan Proses Rekrutmen
Dengan melakukan seleksi calon karyawan secara lebih efisien, HRD magang membantu perusahaan mendapatkan talenta terbaik yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Pengelolaan data dan penyaringan pelamar yang lebih baik akan mempercepat proses rekrutmen dan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi kosong.
2. Optimalkan Pelatihan Karyawan
Program pelatihan yang efektif akan memperbaiki keterampilan (skills) karyawan dan mempersiapkan mereka untuk menghadapi tantangan di tempat kerja. Magang HRD yang terlibat dalam proses pelatihan akan mempelajari bagaimana merancang program yang tepat guna untuk meningkatkan kinerja karyawan.
3. Meningkatkan Hubungan Karyawan
Magang HRD yang terlibat dalam pengelolaan hubungan industrial membantu menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan harmonis. Dengan menanggapi masalah dan menyelesaikan konflik, mereka dapat meningkatkan kepuasan karyawan, yang pada gilirannya akan berdampak positif pada produktivitas perusahaan.
Tugas HRD magang sangat beragam dan melibatkan berbagai keterampilan dan fungsi yang penting dalam mendukung kinerja organisasi. Melalui tugas-tugas seperti membantu rekrutmen, mengelola data karyawan, mendukung pelatihan, serta menangani administrasi, HRD magang dapat berkontribusi besar dalam meningkatkan sistem kerja perusahaan. Dengan keterampilan yang diperoleh selama magang, mereka akan lebih siap untuk menghadapi tantangan di dunia profesional dan menjadi tenaga kerja yang kompeten di bidang sumber daya manusia.
Sumber Refrensi:
- https://www.kompasiana.com/novanigss/648566024d498a353563a232/magang-sebagai-human-resource-apa-saja-tanggungjawabnya
- https://resources.workable.com/hr-intern-job-description
- https://runsystem.id/id/blog/tugas-hrd-adalah/
