Offering Letter – Dalam proses rekrutmen kerja, offering letter atau surat penawaran kerja menjadi salah satu dokumen penting yang diterima oleh kandidat setelah melewati seleksi.
Dokumen ini berfungsi untuk menyampaikan secara resmi bahwa kandidat diterima untuk posisi tertentu dan memberikan informasi awal mengenai gaji, tunjangan, tanggal mulai kerja, serta syarat-syarat dasar lainnya.
Meskipun offering letter bersifat formal, surat ini tidak sepenuhnya mengikat secara hukum seperti kontrak kerja.
Namun, memahami isi, format, dan fungsi offering letter sangat penting bagi kandidat agar dapat menilai tawaran pekerjaan dengan tepat dan membuat keputusan yang bijak.
Artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai isi offering letter, contoh format yang umum digunakan, serta perbedaan penting antara offering letter dan kontrak kerja, sehingga pembaca dapat memahami dengan jelas peran masing-masing dokumen dalam dunia kerja.
Baca Juga : HCM (Human Capital Management): Pengertian, Manfaat, dan Peranannya dalam Bisnis
Apa Itu Offering Letter?
Sumber Gambar : vrogue.co
Offering Letter adalah dokumen resmi yang diberikan perusahaan kepada kandidat yang telah lolos seleksi kerja.
Tujuannya adalah menyampaikan secara formal tawaran pekerjaan, termasuk informasi mengenai posisi yang diterima, gaji, tunjangan, tanggal mulai kerja, lokasi, dan jam kerja.
Meskipun bersifat formal, offering letter tidak mengikat secara hukum seperti kontrak kerja.
Dokumen ini juga berfungsi sebagai dasar bagi kandidat untuk meninjau tawaran, melakukan negosiasi jika perlu, dan memastikan kesepakatan awal sebelum menandatangani kontrak kerja resmi.
Ciri-ciri utama offering letter antara lain:
- Memberikan konfirmasi penerimaan pekerjaan.
- Menyertakan informasi dasar terkait posisi, gaji, dan persyaratan kerja.
- Memiliki batas waktu untuk menerima atau menolak tawaran.
- Bersifat formal namun tidak mengikat secara hukum.
Offering letter berbeda dengan kontrak kerja, karena kontrak kerja memuat hak, kewajiban, dan peraturan perusahaan yang mengikat secara hukum, sementara offering letter hanya bersifat penawaran awal.
Isi Offering Letter
Offering letter memuat informasi penting mengenai tawaran pekerjaan yang diberikan perusahaan kepada kandidat. Beberapa komponen utama yang biasanya ada dalam offering letter antara lain:
- Posisi yang Ditawarkan
Nama jabatan, departemen, atau divisi tempat kandidat akan bekerja. - Tanggal Mulai Kerja
Tanggal resmi ketika kandidat diharapkan untuk memulai pekerjaan. - Gaji dan Tunjangan
Rincian gaji pokok, tunjangan (seperti transportasi, makan, atau kesehatan), dan bonus bila ada. - Jam Kerja dan Lokasi
Informasi mengenai jam kerja harian, hari kerja, dan lokasi kantor atau tempat kerja. - Persyaratan Tambahan
Dokumen atau pemeriksaan tambahan yang perlu dipenuhi sebelum mulai bekerja, seperti pemeriksaan latar belakang, sertifikat kesehatan, atau dokumen legal lainnya. - Batas Waktu Penerimaan
Tanggal terakhir bagi kandidat untuk menyetujui atau menolak tawaran kerja. - Informasi Kontak HRD atau Perusahaan
Nama dan kontak pihak yang dapat dihubungi untuk pertanyaan lebih lanjut atau konfirmasi penerimaan tawaran.
Catatan: Offering letter bersifat formal tetapi tidak mengikat secara hukum. Dokumen ini berfungsi sebagai konfirmasi awal dan dasar sebelum kandidat menandatangani kontrak kerja resmi.
Baca Juga : UPMK adalah ? Pengertian dan Ketentuan yang Perlu Kamu Tahu
Contoh Offering Letter
PT. Contoh Perusahaan
Jakarta, 1 Januari 2025
Kepada Yth.
[Nama Kandidat]
Di Tempat
Perihal: Offering Letter / Surat Penawaran Kerja
Dengan hormat,
Kami dengan senang hati menawarkan Anda posisi [Nama Posisi] di [Nama Departemen] perusahaan kami, dengan rincian sebagai berikut:
- Gaji Pokok: Rp [Jumlah] per bulan
- Tunjangan: [Rincian tunjangan, misal transportasi, kesehatan, bonus]
- Tanggal Mulai Kerja: [Tanggal resmi mulai bekerja]
- Jam Kerja: [Jam kerja harian]
- Lokasi Kerja: [Alamat kantor atau tempat kerja]
Harap konfirmasi penerimaan tawaran ini paling lambat [Tanggal Batas Waktu]. Setelah menerima, Anda akan diberikan kontrak kerja resmi yang memuat hak dan kewajiban lebih lengkap.
Kami menantikan kehadiran Anda dan berharap Anda dapat bergabung dengan tim kami.
Hormat kami,
[TTD]
[Nama HRD / Manajer]
[Jabatan]
[Kontak HRD / Email / Telepon]
Perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja
Meskipun keduanya berkaitan dengan proses perekrutan, offering letter dan kontrak kerja memiliki perbedaan yang signifikan:
| Aspek | Offering Letter | Kontrak Kerja |
|---|---|---|
| Status Hukum | Tidak mengikat secara hukum; bersifat penawaran | Mengikat secara hukum antara perusahaan dan karyawan |
| Isi Dokumen | Informasi dasar mengenai posisi, gaji, dan tanggal mulai | Rincian lengkap mengenai hak, kewajiban, dan syarat kerja |
| Fungsi | Menyatakan penawaran pekerjaan | Menyepakati syarat dan ketentuan kerja secara resmi |
| Perubahan Syarat | Dapat dinegosiasikan sebelum diterima | Perubahan hanya dapat dilakukan sesuai dengan ketentuan dalam kontrak |
| Klausul Hukum | Tidak mencakup klausul hukum seperti pemutusan hubungan kerja | Mencakup klausul hukum yang mengatur pemutusan hubungan kerja dan lainnya |
Offering letter adalah langkah awal dalam proses perekrutan yang memberikan informasi dasar kepada kandidat mengenai posisi yang ditawarkan.
Meskipun demikian, untuk menjalin hubungan kerja yang sah dan mengikat secara hukum, perusahaan dan karyawan perlu menandatangani kontrak kerja yang memuat syarat dan ketentuan kerja secara rinci.
Baca Juga : 5 Contoh KPI Karyawan yang Efektif dan Format Excel yang Dapat Digunakan
Merasa pengelolaan karyawan di perusahaan Anda belum optimal? Hal ini bisa berdampak pada produktivitas dan kepuasan tim. Jangan tunda lagi untuk mencari solusi yang tepat. Konsultasi sekarang dan bawa pengelolaan tim Anda ke level terbaik!
