Contoh Surat PHK : Panduan Lengkap untuk Perusahaan
By
arif
Contoh Surat PHK – Pemutusan Hubungan Kerja merupakan hal yang sering menjadi tantangan bagi perusahaan maupun karyawan.
Baik karena efisiensi, restrukturisasi, maupun masalah lain, proses PHK harus dilakukan secara profesional dan sesuai aturan hukum.
Salah satu elemen penting dalam proses ini adalah surat PHK. Banyak orang bertanya-tanya: bagaimana bentuk surat PHK yang benar?
Artikel ini akan membahas secara lengkap contoh surat PHK, tips penyusunan, serta panduan hukum agar proses berjalan lancar dan profesional.
Apa Itu Surat PHK?
Surat PHK adalah dokumen resmi yang diterbitkan perusahaan untuk memberitahukan kepada karyawan bahwa hubungan kerja akan dihentikan. Fungsi surat ini meliputi:
Memberikan pemberitahuan resmi mengenai pemutusan kerja.
Mendokumentasikan alasan PHK agar sesuai aturan hukum.
Menjadi bukti administratif jika terjadi perselisihan di kemudian hari.
Dengan mengetahui apa itu surat PHK, perusahaan dapat menyusun dokumen dengan jelas dan karyawan juga memahami hak-hak mereka.
Fungsi dan Manfaat Surat PHK
1. Fungsi Surat PHK
Memberikan pemberitahuan resmi dan formal.
Menjelaskan alasan PHK secara jelas.
Menjadi bukti hukum jika terjadi perselisihan.
Menjamin proses PHK berjalan profesional.
2. Manfaat Surat PHK
Mencegah kesalahpahaman antara perusahaan dan karyawan.
Membantu karyawan memahami hak pesangon, cuti, atau kompensasi lainnya.
Memastikan proses PHK sesuai Undang-Undang Ketenagakerjaan.
Dengan memahami fungsi dan manfaat surat PHK, baik perusahaan maupun karyawan bisa menyelesaikan proses PHK dengan transparan dan tertib.
Jenis-Jenis PHK dan Contoh Surat PHK
1. PHK karena Efisiensi atau Restrukturisasi
Perusahaan mungkin melakukan PHK karena alasan efisiensi atau restrukturisasi. Berikut contoh surat PHK untuk kondisi ini:
Contoh Surat PHK Efisiensi:
PT. ABCD
Jl. Contoh No. 123, Jakarta
Jakarta, 19 Agustus 2025
Kepada Yth,
Bapak/Ibu [Nama Karyawan]
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan restrukturisasi perusahaan, kami memberitahukan bahwa hubungan kerja Anda dengan PT. ABCD akan berakhir terhitung mulai tanggal 31 Agustus 2025.
Kami mengucapkan terima kasih atas dedikasi dan kontribusi Anda selama bekerja di perusahaan kami. Segala hak-hak Anda sesuai dengan Undang-Undang Ketenagakerjaan akan diselesaikan dengan baik.
Hormat kami,
PT. ABCD
[Manager HRD]
2. PHK karena Kinerja atau Pelanggaran
Jika PHK disebabkan kinerja buruk atau pelanggaran perusahaan, surat PHK harus jelas menyebutkan alasan dan bukti pendukung.
Contoh Surat PHK Kinerja:
PT. XYZ
Jl. Contoh No. 456, Bandung
Bandung, 19 Agustus 2025
Kepada Yth,
Bapak/Ibu [Nama Karyawan]
Di Tempat
Sehubungan dengan evaluasi kinerja selama 6 bulan terakhir yang menunjukkan ketidaksesuaian target, kami memberitahukan bahwa hubungan kerja Anda dengan PT. XYZ akan berakhir mulai tanggal 31 Agustus 2025.
Hak-hak Anda sesuai peraturan ketenagakerjaan tetap akan kami penuhi. Terima kasih atas kontribusi Anda selama bekerja di PT. XYZ.
Hormat kami,
PT. XYZ
[Manager HRD]
Dalam kondisi perusahaan tutup, surat PHK harus mencantumkan alasan finansial dan waktu berakhirnya hubungan kerja.
Contoh Surat PHK Perusahaan Tutup:
PT. DEF
Jl. Contoh No. 789, Surabaya
Surabaya, 19 Agustus 2025
Kepada Yth,
Bapak/Ibu [Nama Karyawan]
Di Tempat
Dengan berat hati kami memberitahukan bahwa PT. DEF akan menghentikan seluruh kegiatan operasional terhitung mulai 31 Agustus 2025. Oleh karena itu, hubungan kerja Anda dengan perusahaan kami juga berakhir pada tanggal tersebut.
Segala hak-hak karyawan akan diselesaikan sesuai Undang-Undang Ketenagakerjaan. Kami mengucapkan terima kasih atas dedikasi dan kerja sama selama ini.
Hormat kami,
PT. DEF
[Manager HRD]
Struktur Surat PHK yang Benar
Agar surat PHK profesional dan sah secara hukum, berikut struktur yang perlu diperhatikan:
Kop Surat: Nama perusahaan, alamat, dan logo.
Tanggal Surat: Tanggal penerbitan surat.
Nama dan Alamat Karyawan: Menyasar individu yang bersangkutan.
Pernyataan PHK: Menyebutkan hubungan kerja yang akan dihentikan.
Alasan PHK: Efisiensi, kinerja, pelanggaran, atau penutupan perusahaan.
Hak dan Kewajiban Karyawan: Pesangon, cuti, kompensasi lain.
Penutup dan Ucapan Terima Kasih
Tanda Tangan dan Jabatan: HRD atau manajemen perusahaan.
Dengan mengikuti struktur ini, perusahaan memastikan surat PHK yang dibuat sah dan profesional.
Hak Karyawan setelah PHK
Karyawan yang menerima PHK berhak mendapatkan:
Pesangon sesuai UU Ketenagakerjaan.
Uang penghargaan masa kerja jika memenuhi syarat.
Hak cuti yang belum digunakan.
Surat pengalaman kerja atau referensi dari perusahaan.
Mengetahui hak ini sangat penting agar PHK tidak merugikan karyawan. Perusahaan juga harus menulisnya dalam contoh surat PHK agar jelas bagi kedua belah pihak.
Tips Menyusun Surat PHK yang Profesional
Gunakan bahasa yang sopan dan formal.
Jelaskan alasan PHK secara jelas namun tetap profesional.
Cantumkan hak-hak karyawan agar transparan.
Gunakan format resmi perusahaan.
Sertakan tanda tangan manajemen atau HRD.
Dengan tips ini, surat PHK tidak hanya memenuhi aspek hukum tetapi juga menjaga hubungan baik antara perusahaan dan karyawan.
Kesalahan Umum dalam Surat PHK
Tidak mencantumkan alasan PHK.
Menggunakan bahasa emosional atau menyinggung karyawan.
Tidak menyebutkan hak dan kewajiban karyawan.
Tidak menandatangani surat oleh pihak yang berwenang.
Hindari kesalahan ini agar contoh surat PHK tetap profesional dan sah.
Bingung memilih sistem HR yang paling sesuai untuk perusahaan? Sistem yang tepat akan memudahkan pengelolaan sumber daya manusia dan meningkatkan efisiensi. Jangan salah pilih yang bisa merugikan bisnis Anda. Konsultasi sekarang dan dapatkan rekomendasi terbaik dari ahlinya!
