Contoh Surat Peringatan – Surat Peringatan (SP) menjadi tonggak sistem disiplin kerja. UU Cipta Kerja menetapkan bahwa perusahaan wajib memberikan SP berjenjang SP 1, SP 2, SP 3.
Sebagai rangkaian teguran sebelum melakukan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK). Setiap SP berlaku hingga maksimal 6 bulan, kecuali diatur berbeda dalam perjanjian kerja maupun regulasi internal perusahaan
Struktur Umum Format Surat Peringatan (SP)
Surat Peringatan disusun dengan format baku agar mudah dipahami oleh karyawan dan sah secara administratif. Struktur ini membantu perusahaan menyampaikan teguran secara profesional dan terdokumentasi dengan jelas. Berikut komponen penting yang wajib ada dalam sebuah surat peringatan:
- Kop Surat Perusahaan
Bagian ini menunjukkan identitas resmi perusahaan. Umumnya berisi logo, nama, alamat lengkap, nomor telepon, dan email. - Nomor Surat, Tanggal, dan Lampiran (Jika Ada)
Nomor surat digunakan sebagai arsip resmi. Tanggal menunjukkan waktu penerbitan SP. Lampiran dapat disertakan jika ada dokumen pendukung seperti bukti pelanggaran. - Perihal
Menjelaskan maksud surat. Umumnya ditulis sebagai “Surat Peringatan 1”, “Surat Peringatan 2”, atau “Surat Peringatan 3” sesuai tingkatan. - Identitas Karyawan
Memuat informasi dasar seperti nama lengkap, Nomor Induk Karyawan (NIK), jabatan, dan divisi atau departemen tempat bekerja. - Narasi Pelanggaran
Uraian jelas tentang pelanggaran yang dilakukan karyawan, termasuk tanggal kejadian, bentuk pelanggaran, serta bukti yang mendukung (jika ada). Tujuannya agar tidak menimbulkan kesalahpahaman. - Dasar Aturan
Menyebutkan aturan perusahaan atau ketentuan yang dilanggar. Misalnya mengacu pada peraturan perusahaan, Perjanjian Kerja Bersama (PKB), atau Standard Operating Procedure (SOP). - Masa Berlaku SP
Menyatakan berapa lama SP tersebut berlaku. Umumnya SP berlaku selama enam bulan sejak tanggal diterbitkan, kecuali diatur berbeda dalam kebijakan perusahaan. - Imbauan Perbaikan
Memberikan dorongan atau peringatan kepada karyawan agar segera memperbaiki sikap atau kinerjanya. Kalimatnya bersifat membina, bukan mengancam. - Konsekuensi Jika Pelanggaran Berulang
Menjelaskan dampak yang akan diterima jika pelanggaran kembali terjadi. Contohnya penerbitan SP lanjutan atau pemberhentian kerja sesuai ketentuan yang berlaku. - Tanda Tangan Pihak Terkait
Surat harus ditandatangani oleh pihak HRD atau atasan langsung, serta karyawan yang bersangkutan. Tanda tangan karyawan menunjukkan bahwa yang bersangkutan telah menerima dan membaca isi surat.
Baca Juga : Contoh Surat Resign Kerja dan Cara Membuatnya dengan Etika
Contoh Surat Peringatan (SP)
Di bawah ini adalah salah satu contoh Surat Peringatan (SP) yang biasanya digunakan oleh perusahaan untuk memberikan teguran tertulis kepada karyawan yang melakukan pelanggaran disiplin kerja.
Surat ini berfungsi sebagai peringatan resmi agar karyawan memperbaiki sikap atau kinerjanya sesuai dengan peraturan perusahaan yang berlaku.
Contoh Surat Peringatan 1 (SP1)
[KOP SURAT PERUSAHAAN]
PT Sinar Jaya Sentosa
Jl. Merdeka No. 45, Jakarta Pusat
Telp. (021) 12345678 | Email: hrd@sinarjayasentosa.co.id
Nomor: 045/SP1-HRD/SJS/VIII/2025
Tanggal: 15 Agustus 2025
Lampiran: –
Perihal: Surat Peringatan 1 (SP1)
Kepada Yth:
Sdr. Reza Fahlevi
NIK: 120345
Jabatan: Staf Gudang
Departemen: Logistik
PT Sinar Jaya Sentosa
Di Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, manajemen PT Sinar Jaya Sentosa memberikan Surat Peringatan 1 (SP1) kepada Saudara atas pelanggaran kedisiplinan berupa keterlambatan masuk kerja secara berulang tanpa alasan yang dapat diterima. Berdasarkan laporan absensi dan data dari bagian HRD, Saudara tercatat terlambat masuk kerja sebanyak 8 kali selama periode 1 Juli 2025 hingga 10 Agustus 2025, dengan rincian sebagai berikut:
- 02 Juli 2025 – terlambat 45 menit
- 05 Juli 2025 – terlambat 30 menit
- 10 Juli 2025 – terlambat 25 menit
- 15 Juli 2025 – terlambat 60 menit
- 22 Juli 2025 – terlambat 40 menit
- 27 Juli 2025 – terlambat 50 menit
- 04 Agustus 2025 – terlambat 35 menit
- 09 Agustus 2025 – terlambat 55 menit
Tindakan Saudara melanggar ketentuan Pasal 12 Ayat 3 huruf a Peraturan Perusahaan tentang Jam Kerja dan Kedisiplinan.
Surat Peringatan ini berlaku selama enam bulan, terhitung sejak tanggal diterbitkan. Diharapkan Saudara dapat memperbaiki kedisiplinan kerja serta menunjukkan peningkatan tanggung jawab atas tugas dan kewajiban yang diemban.
Apabila dalam masa berlaku SP ini terjadi pelanggaran serupa atau pelanggaran lainnya, maka perusahaan berhak memberikan Surat Peringatan 2 (SP2) atau mengambil tindakan disipliner lebih lanjut sesuai ketentuan yang berlaku.
Demikian surat ini disampaikan untuk menjadi perhatian dan peringatan resmi.
Hormat kami,
Jakarta, 15 Agustus 2025
PT Sinar Jaya Sentosa
(ttd)
Rina Pratiwi
HR Manager
Mengetahui,
(ttd)
Arief Nugroho
Kepala Departemen Logistik
Menerima,
(ttd)
Reza Fahlevi
NIK: 120345
Contoh Surat Peringatan 2 (SP2)
[KOP SURAT PERUSAHAAN]
PT Sinar Jaya Sentosa
Jl. Merdeka No. 45, Jakarta Pusat
Telp. (021) 12345678 | Email: hrd@sinarjayasentosa.co.id
Nomor: 067/SP2-HRD/SJS/IX/2025
Tanggal: 16 September 2025
Lampiran: –
Perihal: Surat Peringatan 2 (SP2)
Kepada Yth:
Sdr. Reza Fahlevi
NIK: 120345
Jabatan: Staf Gudang
Departemen: Logistik
PT Sinar Jaya Sentosa
Di Tempat
Dengan hormat,
Perusahaan kembali menyampaikan teguran melalui Surat Peringatan 2 (SP2) atas tindakan pelanggaran disiplin kerja berupa keterlambatan yang terus berulang, meskipun sebelumnya telah diberikan Surat Peringatan 1 (SP1) tertanggal 15 Agustus 2025.
Berdasarkan data absensi bulan Agustus dan awal September 2025, Saudara kembali melakukan keterlambatan sebanyak 5 kali, yaitu:
- 21 Agustus 2025 – terlambat 40 menit
- 25 Agustus 2025 – terlambat 35 menit
- 01 September 2025 – terlambat 50 menit
- 06 September 2025 – terlambat 45 menit
- 12 September 2025 – terlambat 30 menit
Tindakan ini dianggap mengabaikan SP1 dan tetap melanggar Pasal 12 Ayat 3 huruf a Peraturan Perusahaan tentang Kedisiplinan Karyawan.
Sebagai konsekuensi, perusahaan akan memberlakukan pemotongan tunjangan kehadiran sebesar 20% selama bulan berikutnya.
SP2 ini berlaku selama enam bulan ke depan. Jika pelanggaran kembali terjadi, perusahaan akan mengeluarkan Surat Peringatan 3 (SP3) yang dapat berujung pada pemutusan hubungan kerja (PHK).
Demikian surat ini disampaikan untuk menjadi perhatian serius.
Hormat kami,
Jakarta, 16 September 2025
PT Sinar Jaya Sentosa
(ttd)
Rina Pratiwi
HR Manager
Mengetahui,
(ttd)
Arief Nugroho
Kepala Departemen Logistik
Menerima,
(ttd)
Reza Fahlevi
NIK: 120345
Baca Juga : Berapa Potongan BPJS Ketenagakerjaan Karyawan?
Contoh Surat Peringatan 3 (SP3)
[KOP SURAT PERUSAHAAN]
PT Sinar Jaya Sentosa
Jl. Merdeka No. 45, Jakarta Pusat
Telp. (021) 12345678 | Email: hrd@sinarjayasentosa.co.id
Nomor: 089/SP3-HRD/SJS/XI/2025
Tanggal: 1 November 2025
Lampiran: –
Perihal: Surat Peringatan 3 (SP3)
Kepada Yth:
Sdr. Reza Fahlevi
NIK: 120345
Jabatan: Staf Gudang
Departemen: Logistik
PT Sinar Jaya Sentosa
Di Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, perusahaan memberikan Surat Peringatan 3 (SP3) kepada Saudara karena telah mengabaikan peringatan sebelumnya, yaitu SP1 tertanggal 15 Agustus 2025 dan SP2 tertanggal 16 September 2025, terkait keterlambatan kerja yang terus berulang.
Berdasarkan catatan HRD, Saudara kembali terlambat sebanyak 4 kali selama bulan Oktober 2025:
- 04 Oktober 2025 – terlambat 50 menit
- 10 Oktober 2025 – terlambat 35 menit
- 18 Oktober 2025 – terlambat 60 menit
- 26 Oktober 2025 – terlambat 45 menit
Pelanggaran berulang ini menunjukkan ketidakpatuhan terhadap peraturan internal perusahaan, khususnya terkait disiplin dan tanggung jawab kerja. Hal ini melanggar Pasal 12 Ayat 3 huruf a Peraturan Perusahaan.
Dengan terbitnya SP3 ini, maka apabila terjadi pelanggaran sejenis atau bentuk pelanggaran lainnya di masa mendatang, perusahaan berhak melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK) sesuai ketentuan hukum dan kebijakan perusahaan.
Kami sangat berharap Saudara melakukan perbaikan sikap dan menunjukkan komitmen terhadap peraturan perusahaan.
Hormat kami,
Jakarta, 1 November 2025
PT Sinar Jaya Sentosa
(ttd)
Rina Pratiwi
HR Manager
Mengetahui,
(ttd)
Arief Nugroho
Kepala Departemen Logistik
Menerima,
(ttd)
Reza Fahlevi
NIK: 120345
Mau kelola karyawan lebih mudah dan tanpa stres? Proses yang sederhana dan terorganisir membuat pekerjaan HR jadi lebih lancar. Jangan biarkan pengelolaan yang rumit menghambat tim Anda. Konsultasi sekarang untuk solusi yang praktis dan efisien!
