Cara Membuat Slip Gaji – bukan hal yang rumit, tapi wajib dilakukan dengan benar. Slip gaji adalah dokumen penting yang wajib diberikan oleh perusahaan setiap bulan. Untuk HRD dan pelaku UMKM, membuat slip gaji tidak harus rumit. Menggunakan Microsoft Word atau Excel sudah cukup, asalkan format dan komponennya sesuai aturan yang berlaku.
Slip gaji memuat detail penghasilan dan potongan yang diterima karyawan selama satu periode tertentu. Dokumen ini juga sering digunakan untuk pengajuan pinjaman, beasiswa, atau bukti penghasilan. Berikut panduan lengkapnya.
Apa Itu Slip Gaji dan Fungsinya
Slip gaji adalah dokumen resmi yang diberikan perusahaan kepada karyawan setiap kali pembayaran gaji dilakukan. Dokumen ini memuat rincian lengkap mengenai komponen upah yang diterima oleh karyawan dalam periode tertentu, termasuk gaji pokok, tunjangan, potongan, hingga total gaji bersih yang diterima.
Slip gaji bisa dalam bentuk cetak (fisik) maupun digital (PDF atau file elektronik). Formatnya beragam, tetapi secara umum memuat informasi standar sesuai kebijakan internal perusahaan dan regulasi pemerintah.
Slip gaji tidak hanya sekadar informasi bulanan. Ia menjadi bukti tertulis yang menunjukkan hubungan kerja formal antara perusahaan dan karyawan. Bahkan dalam kasus hukum atau audit, slip gaji menjadi dokumen pembanding yang sah.
Komponen Umum dalam Slip Gaji:
- Identitas perusahaan: nama, alamat, logo, NPWP (jika ada)
- Data karyawan: nama, NIK, jabatan, status
- Periode pembayaran: bulan dan tahun
- Rincian penghasilan: gaji pokok, tunjangan makan, transportasi, insentif
- Potongan: BPJS, pajak (PPh 21), kasbon, denda keterlambatan
- Gaji bersih: total penghasilan dikurangi potongan
- Tanda tangan/validasi: pihak HR atau sistem digital
Fungsi Slip Gaji:
- Bukti Legal Penghasilan
Slip gaji dapat digunakan sebagai bukti sah bahwa karyawan telah menerima haknya dalam bentuk gaji. Ini penting untuk melindungi hak pekerja secara hukum. - Dokumen Syarat Administratif
Slip gaji sering digunakan dalam pengajuan Kredit Pemilikan Rumah (KPR), pinjaman pribadi, pengajuan beasiswa, hingga pembuatan visa perjalanan. - Transparansi Penggajian
Slip gaji membantu memastikan proses penggajian berlangsung terbuka dan tidak ada komponen yang disembunyikan. Baik perusahaan maupun karyawan bisa menghindari kesalahpahaman soal nominal dan potongan. - Dasar Pelaporan Keuangan Internal
Divisi HR dan keuangan menggunakan slip gaji sebagai dasar dokumentasi dan pencatatan biaya pengeluaran perusahaan secara berkala. - Persyaratan Hukum dan Audit
Dalam proses audit atau pemeriksaan ketenagakerjaan, slip gaji menjadi alat bukti bahwa perusahaan menjalankan kewajibannya membayar upah sesuai aturan.
Aturan Resmi Mengenai Slip Gaji
Kewajiban pemberian slip gaji diatur dalam Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No. 1 Tahun 2017, Pasal 14 ayat (2), yang menyatakan:
“Pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/buruh.”
Artinya, tidak hanya perusahaan besar, UMKM juga diwajibkan memberikan slip gaji, meskipun dalam bentuk sederhana. Hal ini untuk menjaga transparansi dan sebagai bentuk penghormatan terhadap hak pekerja.
Format Slip Gaji: Manual vs Digital
- Manual: Biasanya dibuat dengan Word atau Excel, cocok untuk UMKM
- Digital: Dibuat melalui sistem payroll otomatis seperti Mekari Talenta, lebih efisien untuk perusahaan skala menengah dan besar
Slip gaji adalah alat komunikasi yang kuat antara perusahaan dan karyawan. Selain memberikan rasa aman bagi pekerja, dokumen ini juga membantu perusahaan membangun sistem kerja yang profesional dan patuh terhadap hukum.
Cara Membuat Slip Gaji di Microsoft Word
Slip gaji bisa dibuat secara manual menggunakan Microsoft Word, terutama bagi UMKM atau perusahaan kecil yang belum menggunakan sistem payroll otomatis. Proses ini mudah, fleksibel, dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan.
Langkah-langkah:
- Buka Dokumen Baru di Word
Mulai dengan dokumen kosong, atur margin dan ukuran kertas sesuai format cetak (A4 atau half A4). - Tulis Identitas Perusahaan
Cantumkan nama perusahaan, alamat, dan logo (jika ada) di bagian atas sebagai header slip gaji. - Buat Tabel Slip Gaji
Gunakan fitur Insert Table untuk membuat tabel berisi:- Informasi karyawan: Nama, NIP/NIK, Jabatan, Departemen
- Rincian pendapatan: Gaji Pokok, Tunjangan, Bonus
- Rincian potongan: PPh 21, BPJS, dll
- Total pendapatan, total potongan, dan gaji bersih
- Tambahkan Kolom Tanda Tangan dan Tanggal
Di bagian bawah, buat ruang untuk tanda tangan HR dan karyawan serta tanggal pembuatan slip. - Simpan atau Cetak
Simpan dokumen sebagai PDF untuk distribusi digital, atau cetak jika dibutuhkan secara fisik.
Contoh Template Word:
Cerita Singkat
Aurel adalah seorang staf finansial di PT Elang Perkasa, sebuah perusahaan yang tengah berkembang di kota Bandung. Selama dua tahun terakhir, Aurel dikenal sebagai karyawan yang tekun dan sangat teliti dalam menangani laporan keuangan perusahaan. Ketekunannya dalam bekerja membuat divisi HRD selalu mempercayakan dokumen penggajian dikirim tepat waktu kepadanya.
Pada bulan September 2022, seperti biasa, Aurel menerima slip gaji bulanan dari HRD. Yang membedakan slip kali ini adalah nominal bersih yang ia terima tidak mengalami potongan sedikit pun. Seluruh iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan telah ditanggung penuh oleh perusahaan, sehingga gaji yang Aurel terima sebesar Rp7.800.000 masuk utuh ke rekeningnya.
Slip gaji ini tidak hanya menjadi bukti formal pembayaran upah, tetapi juga membantu Aurel dalam mengatur keuangan pribadi. Bahkan, dokumen ini ia gunakan sebagai lampiran administratif saat mengajukan KPR di salah satu bank swasta. Baginya, slip gaji adalah bentuk kejelasan dan keamanan kerja yang sangat ia hargai sebagai seorang profesional muda.
| Keterangan | Isi / Jumlah (Rp) |
|---|---|
| PT | PT ELANG PERKASA |
| Alamat | Jl. Pasir Kaliki No. 33, Bandung |
| Periode | September 2022 |
| Informasi Karyawan | |
| Nama Karyawan | Aurel |
| Jabatan | Staf Finansial |
| Status | Karyawan Tetap |
| PTKP | K/0 |
| Penerimaan | Jumlah (Rp) |
| Gaji Pokok | 6.500.000 |
| Tunjangan Transportasi | 150.000 |
| Tunjangan Makan | 600.000 |
| Tunjangan Internet | 350.000 |
| Tunjangan Lainnya | 200.000 |
| Bonus / THR | 0 |
| Lembur | 0 |
| Penerimaan Lainnya | 0 |
| Total Penghasilan Bruto | 7.800.000 |
| Pengurangan | Jumlah (Rp) |
| Iuran BPJS Kesehatan | 0 |
| Iuran BPJS Ketenagakerjaan | 0 |
| Iuran Asuransi Lainnya | 0 |
| Pajak | 0 |
| Penalty | 0 |
| Potongan Lainnya | 0 |
| Total Pengurangan Bruto | 0 |
| TOTAL GAJI DITERIMA | Rp 7.800.000 |
| Tanggal | Bandung, 25 September 2022 |
| Penerima | Aurel |
| HRD | Staf HR – PT Elang Perkasa |
baca juga : 10 Manfaat Utama Menggunakan Aplikasi Absensi Online untuk Perusahaan Anda
Cara Membuat Slip Gaji di Microsoft Excel
Excel sangat ideal untuk membuat slip gaji otomatis dengan rumus dan rekap banyak karyawan sekaligus.
Langkah-Langkah Lengkap:
1. Buka Excel Baru
Gunakan blank workbook. Buat satu sheet per karyawan, atau satu sheet untuk banyak karyawan.
2. Buat Format Slip Gaji
Contoh format vertikal:
| A | B |
|---|---|
| Nama Karyawan | Ahmad Fauzi |
| NIP | 2041012 |
| Jabatan | Staff Admin |
| Bulan | Juni 2025 |
| Pendapatan | |
| Gaji Pokok | 5000000 |
| Tunjangan Transport | 500000 |
| Bonus | 300000 |
| Total Pendapatan | =SUM(B7:B9) |
| Potongan | |
| PPh 21 | 35000 |
| BPJS Kesehatan | 50000 |
| BPJS TK | 75000 |
| Total Potongan | =SUM(B13:B15) |
| Gaji Bersih | =B10-B16 |
3. Format Angka
Pilih kolom nominal > klik kanan > Format Cells > Currency atau Accounting > gunakan simbol “Rp” atau custom format: Rp#,##0.
4. Gunakan Rumus Otomatis
- Total Pendapatan:
=SUM(range) - Total Potongan:
=SUM(range) - Gaji Bersih:
=Total Pendapatan – Total Potongan
5. Cetak atau Simpan PDF
Gunakan menu File > Save As > PDF untuk menyimpan atau kirim.
Cetak slip secara manual atau gunakan fitur Mail Merge di Word untuk menyisipkan dari Excel.
Tips Membuat Slip Gaji yang Sah dan Aman
Agar slip gaji yang dibuat di Word atau Excel tetap sah dan profesional, perhatikan hal-hal berikut:
- Gunakan kop surat resmi perusahaan di atas slip.
- Cantumkan detail secara transparan dan tidak manipulatif.
- Simpan dalam format PDF sebelum dikirim ke karyawan.
- Gunakan tanda tangan basah atau digital.
- Kirim via email resmi atau langsung ke aplikasi karyawan (jika ada).
Jika ingin lebih efisien, gunakan aplikasi seperti Mekari Talenta, karena sudah terintegrasi dengan sistem absensi dan payroll otomatis. Karyawan bisa mengakses slip gaji mereka langsung melalui fitur Employee Self-Service (ESS) tanpa harus request ke HR.
Kelebihan & Kekurangan Word, Excel, dan Aplikasi HR
| Metode | Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|---|
| Word | Mudah dipakai, cocok untuk UMKM | Tidak otomatis, rawan human error |
| Excel | Lebih efisien, bisa pakai rumus | Setup awal butuh waktu, rawan salah rumus |
| Aplikasi HRIS | Otomatis, aman, cepat distribusi | Berbayar, butuh pelatihan teknis awal |
Penutup
Slip gaji bukan sekadar dokumen formal, tapi juga bentuk tanggung jawab perusahaan kepada karyawan. Baik dengan Word, Excel, atau aplikasi seperti Mekari Talenta, yang terpenting adalah memastikan setiap komponen tercatat jelas dan benar.
Bagi HRD dan UMKM, praktik manual masih bisa dilakukan dengan efektif jika memahami strukturnya. Namun untuk perusahaan yang ingin berkembang, sistem otomatis akan jauh lebih efisien dan aman.
baca juga : Human Capital Adalah Investasi Paling Cerdas dalam Dunia Kerja Modern
Mau kelola karyawan lebih mudah dan tanpa stres? Proses yang sederhana dan terorganisir membuat pekerjaan HR jadi lebih lancar. Jangan biarkan pengelolaan yang rumit menghambat tim Anda. Konsultasi sekarang untuk solusi yang praktis dan efisien!
