Surat Peringatan – Dalam dunia kerja, istilah Surat Peringatan sudah bukan hal asing lagi. Surat Peringatan menjadi salah satu alat penting yang digunakan perusahaan untuk menjaga kedisiplinan dan profesionalisme karyawan.
Tidak hanya sebagai formalitas, Surat Peringatan juga memiliki aturan dan prosedur yang jelas agar pelaksanaannya adil dan sesuai hukum ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia.
Apa Itu Surat Peringatan?
Secara sederhana, Surat Peringatan adalah surat resmi yang diterbitkan oleh pihak perusahaan untuk menegur karyawan yang telah melanggar aturan, melakukan kesalahan, atau menunjukkan perilaku yang tidak sesuai dengan etika kerja. Tujuan utama dari surat ini bukan untuk menghukum semata, tetapi lebih kepada memberi kesempatan pada karyawan untuk introspeksi dan memperbaiki diri.
Bayangkan surat ini sebagai rambu-rambu di jalan raya—bukan untuk membuat perjalananmu tidak nyaman, melainkan agar kamu tetap berjalan pada jalur yang benar dan aman.
Surat Peringatan biasanya menjadi langkah awal sebelum perusahaan mengambil tindakan lebih tegas seperti pemindahan kerja, pembekuan kenaikan jabatan, hingga pemutusan hubungan kerja (PHK). Maka dari itu, keberadaan surat ini penting baik bagi perusahaan maupun karyawan sebagai pengingat bahwa setiap tindakan memiliki konsekuensinya.
Dasar Hukum Surat Peringatan di Indonesia
Di Indonesia, keberadaan Surat Peringatan dalam hubungan kerja memiliki payung hukum yang jelas. Beberapa regulasi yang mengatur praktik ini antara lain:
- Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
- Undang-Undang No. 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja
- Peraturan Pemerintah (PP) No. 35 Tahun 2021 sebagai turunan UU Cipta Kerja
Melalui regulasi ini, perusahaan diberi hak untuk menegakkan disiplin dan tata tertib kerja melalui Surat Peringatan, dengan tetap memperhatikan hak-hak dasar pekerja. Pelaksanaan Surat Peringatan tidak boleh dilakukan secara sepihak atau sembarangan. Setiap tindakan harus disertai bukti dan dokumentasi yang sah, agar tidak menimbulkan sengketa ketenagakerjaan.
Jenis-Jenis Surat Peringatan
Untuk membedakan tingkat kesalahan dan konsekuensi yang diberikan, Surat Peringatan dibagi menjadi tiga tingkatan:
1. Surat Peringatan Pertama (SP1)
SP1 merupakan bentuk teguran awal yang biasanya diberikan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran ringan atau untuk pertama kalinya. Contohnya:
- Terlambat datang kerja berulang kali
- Pulang lebih awal tanpa izin
- Lalai dalam menyelesaikan tugas
- Absen tanpa alasan selama satu hari
SP1 bersifat edukatif dan preventif. Tujuannya adalah agar karyawan menyadari kesalahannya dan tidak mengulangi lagi di masa mendatang.
2. Surat Peringatan Kedua (SP2)
Jika setelah SP1 tidak ada perubahan sikap atau justru pelanggaran makin sering terjadi, maka SP2 diberikan sebagai langkah lanjutan yang lebih tegas. Beberapa dampak dari SP2 antara lain:
- Penundaan kenaikan gaji
- Pengurangan tunjangan
- Perpindahan tugas atau lokasi
- Pembatasan akses ke beberapa fasilitas kantor
SP2 menjadi sinyal bahwa perusahaan mulai kehilangan toleransi atas kesalahan yang sama, dan berharap karyawan lebih serius memperbaiki diri.
3. Surat Peringatan Ketiga (SP3)
SP3 adalah teguran terakhir yang diberikan sebelum dilakukan tindakan tegas berupa pemutusan hubungan kerja. Pemberian SP3 harus disertai bukti kuat dan mengikuti prosedur hukum yang berlaku. Jika setelah SP3 karyawan tetap tidak menunjukkan perubahan, maka PHK bisa dilakukan secara sah dan adil.
Kriteria Karyawan yang Bisa Mendapat Surat Peringatan
Tidak semua kesalahan akan langsung dikenai SP1, apalagi SP2 atau SP3. Berikut beberapa kriteria yang sering dijadikan pertimbangan perusahaan:
- Kedisiplinan Buruk
Misalnya sering datang terlambat, absen tanpa keterangan, atau pulang seenaknya. - Kinerja Menurun
Target kerja tidak tercapai, kualitas kerja buruk, atau sering membuat kesalahan fatal. - Pelanggaran Etika
Seperti menyebar gosip negatif, bersikap tidak sopan terhadap atasan atau rekan kerja, hingga melakukan tindakan yang merugikan perusahaan. - Pelanggaran Berat
Melakukan tindakan kriminal, seperti pencurian aset perusahaan, penyalahgunaan data, atau pelecehan di lingkungan kerja.
Baca Juga: Cara Manajemen Bisnis : Kunci Mengelola Bisnis dengan Efektif
Prosedur Pemberian Surat Peringatan
Agar adil dan tidak menimbulkan masalah hukum di kemudian hari, Surat Peringatan harus dikeluarkan berdasarkan prosedur yang sistematis, yakni:
1. Investigasi Awal
Perusahaan wajib melakukan pengecekan fakta terlebih dahulu sebelum memberikan teguran. Ini termasuk mengumpulkan bukti dan meminta keterangan dari saksi atau pihak terkait.
2. Penyusunan Surat
Isi surat harus mencantumkan hal-hal seperti:
- Identitas karyawan
- Bentuk pelanggaran yang dilakukan
- Tanggal kejadian
- Sanksi atau konsekuensi
- Harapan terhadap perbaikan perilaku
3. Penyampaian Surat
Surat disampaikan secara langsung kepada karyawan. Proses ini juga harus disertai penjelasan agar tidak ada miskomunikasi. Surat yang diterima wajib ditandatangani sebagai tanda terima, bukan sebagai tanda setuju.
4. Pemantauan Pasca-SP
Setelah surat diberikan, perusahaan memantau apakah terjadi perubahan positif. Jika tidak, maka SP lanjutan atau tindakan lainnya akan diberikan.
Isi Wajib dalam Surat Peringatan
Agar memiliki kekuatan hukum dan tidak dianggap cacat secara administratif, Surat Peringatan harus mencakup:
- Identitas lengkap karyawan
- Nomor dan tingkatan surat (SP1, SP2, atau SP3)
- Penjelasan pelanggaran secara rinci
- Dasar hukum atau peraturan perusahaan yang dilanggar
- Konsekuensi jika tidak ada perubahan
- Tanda tangan atasan/HRD dan tanda terima karyawan
Masa Berlaku Surat Peringatan
Umumnya, SP berlaku selama 6 bulan. Jika dalam masa itu karyawan tidak melakukan pelanggaran serupa, maka SP dianggap kedaluwarsa. Namun, jika dalam jangka waktu tersebut karyawan mengulangi kesalahan, maka perusahaan dapat mengeluarkan SP tingkat selanjutnya.
Catatan penting: masa berlaku ini bisa diatur secara berbeda dalam perjanjian kerja atau aturan internal perusahaan.
Tips Agar Tidak Kena Surat Peringatan
Untuk kamu yang ingin tetap aman dan jauh dari teguran formal, berikut beberapa tips yang bisa kamu praktikkan:
- Patuhi peraturan dan SOP perusahaan
- Jaga kedisiplinan dalam hal jam kerja dan tanggung jawab
- Selalu terbuka terhadap kritik dan masukan
- Jangan ragu untuk berkomunikasi dengan atasan jika menghadapi kendala
- Tingkatkan produktivitas dan etika kerja setiap hari
Baca Juga: Catat Perbedaan Penerima Upah Dan Bukan Penerima Upah!
Surat Peringatan di dunia kerja bukan sekadar formalitas atau ancaman belaka. Ia adalah bagian penting dari sistem tata kelola perusahaan untuk menciptakan lingkungan kerja yang disiplin dan profesional. Pemahaman mendalam tentang fungsi, jenis, dan prosedurnya dapat membantumu tetap berada di jalur yang benar dalam berkarier.
Ingat ya, lebih baik belajar dari pengalaman orang lain daripada belajar karena dapat SP sendiri!
Sumber Referensi:
- https://www.kantorkita.co.id/blog/kriteria-karyawan-yang-mendapatkan-surat-peringatan-di-perusahaan/
- https://www.talenta.co/blog/contoh-surat-peringatan-karyawan-berdasarkan-aturan-di-indonesia/
- https://www.kitalulus.com/blog/info-hrd/surat-peringatan/
- https://www.hashmicro.com/id/blog/contoh-surat-peringatan-kerja/
Mau kelola karyawan lebih mudah dan tanpa stres? Proses yang sederhana dan terorganisir membuat pekerjaan HR jadi lebih lancar. Jangan biarkan pengelolaan yang rumit menghambat tim Anda. Konsultasi sekarang untuk solusi yang praktis dan efisien!
