Ini Dia Surat Keterangan Kerja Paling Penting, Simak Contohnya!

Pernah diminta menyerahkan surat keterangan kerja saat melamar pekerjaan baru atau mengajukan pinjaman

Dokumen ini memang sering kali dianggap sepele, padahal fungsinya sangat penting di berbagai urusan administrasi.

Dalam artikel ini, ayo kita ulas seputar surat keterangan kerja yang paling umum diminta, lengkap dengan contoh dan cara membuatnya. Simak selengkapnya agar Anda tak salah langkah!

Baca Juga : Bingung? Ini 5 Waktu Terbaik Kirim Surat Pengunduran Diri ke HRD!

Sebenarnya, Surat Keterangan Kerja Itu Apa?

Banyak karyawan yang belum memahami perbedaan antara surat keterangan kerja, surat pengalaman, dan surat referensi. Padahal, masing-masing dokumen ini memiliki fungsi dan format yang berbeda.

Surat ini sebenarnya merupakan dokumen resmi yang menyatakan bahwa seseorang pernah atau sedang bekerja di sebuah perusahaan.

Surat ini dikeluarkan oleh bagian HRD atau pimpinan, dan memiliki nilai hukum serta administratif yang tinggi. Umumnya, surat ini mencantumkan:

• Nama lengkap karyawan
• Jabatan terakhir
• Masa kerja
• Status hubungan kerja (aktif, nonaktif, kontrak, freelance)
• Keperluan penerbitan

Perbedaan beberapa jenis surat karyawan:

Jenis Dokumen	Tujuan	Ciri Utama
Surat Keterangan Kerja	Bukti pernah/sedang bekerja	Sifatnya umum & netral
Surat Pengalaman Kerja	Menunjukkan rekam jejak & kontribusi kerja	Ada penilaian kinerja
Surat Referensi Kerja	Rekomendasi resmi dari atasan	Mendukung reputasi kerja Anda

Menurut Pasal 1602 KHU Perdata dan UU Ketenagakerjaan, perusahaan wajib menyediakan surat keterangan apabila diminta oleh karyawan, terutama jika dibutuhkan untuk kepentingan pribadi yang sah.

Baca Juga : Aplikasi Manajemen Perusahaan yang Akan Mempermudah Kamu!

Apakah Semua Karyawan Membutuhkan Surat Keterangan Kerja?

Ada anggapan bahwa hanya karyawan tetap yang bisa atau perlu meminta surat ini. Faktanya, hampir semua jenis status kerja berpotensi memerlukannya.

Sebaiknya semua karyawan memang harus memilikinya, meskipun tidak selalu langsung dibutuhkan.

Bahkan tidak hanya karyawan tetap, karyawan kontrak, pekerja freelance, dan pegawai outsourcing juga layak memiliki surat ini untuk:

• Bukti pengalaman profesional
• Syarat administrasi
• Pencatatan riwayat kerja pribadi

Beberapa kasus nyata:

1. Freelancer Desain ingin mendaftar program beasiswa luar negeri, tapi ditolak karena tidak bisa membuktikan status pekerjaannya.
2. Karyawan kontrak tidak sempat meminta surat saat resign, dan kesulitan saat daftar ke perusahaan baru karena tidak ada bukti kerja sebelumnya.
3. Pekerja tetap mengajukan pinjaman KPR dan diminta lampiran surat kerja resmi asli oleh pihak bank.

Maka dari itu, jangan menunggu resign untuk meminta surat ini, terlebih bila Anda bekerja di perusahaan yang tidak memiliki sistem administratif yang rapi.

Baca Juga : PKWTT Adalah Istilah yang Wajib Kamu Tahu!

Fungsi Surat Keterangan Kerja yang Jarang Diketahui Karyawan

Kalau Anda berpikir surat ini hanya berguna saat melamar kerja, maka Anda belum mengetahui seluruh manfaatnya.

Surat ini ternyata bisa menjadi kunci dalam berbagai situasi administratif dan personal.

Di sinilah banyak orang keliru dan melewatkan manfaat maksimal dari dokumen sederhana ini. Berikut adalah beberapa fungsi yang jarang diketahui dari surat ini:

1. Syarat Pengajuan Visa

Kedutaan besar sering kali meminta surat ini untuk memastikan Anda benar-benar bekerja dan akan kembali ke negara asal setelah kunjungan.

2. Pembuatan Kartu Kredit dan Pinjaman

Bank membutuhkan verifikasi stabilitas penghasilan dan status pekerjaan Anda. Di kasus ini, surat resmi sangatlah dibutuhkan.

3. Proses Legal Dokumen

Mengurus dokumen pindah domisili, mutasi PNS, hingga pendaftaran BPJS Mandiri juga membutuhkan bukti pekerjaan sah.

4. Meningkatkan Kredibilitas di Dunia Profesional

Saat Anda mengajukan pelatihan, sertifikasi, atau program inkubasi bisnis, penyelenggara akan menilai profesionalisme Anda lewat dokumen seperti ini.

5. Validasi oleh Pihak Ketiga

Lembaga eksternal kadang juga perlu memverifikasi latar belakang profesional Anda secara tertulis. Surat ini bisa menjadi berkas yang membantu validasi tersebut.

Baca Juga : Jangan Salah Hitung! Segini Biaya Jabatan Maksimal di PPh 21

Apa yang Harus Ada Dalam Surat Keterangan Kerja?

Sering kali, orang mengira asal ada kop surat dan tanda tangan, maka surat itu sudah sah digunakan. Padahal, untuk diakui secara formal ada elemen-elemen wajib yang tidak boleh terlewat.

Surat ini tidak boleh dibuat asal-asalan. Dokumen resmi ini harus memuat elemen-elemen berikut agar diakui oleh lembaga resmi.

Struktur Idealnya :

1. Kop Surat Perusahaan : Menunjukkan dokumen resmi dan legal.
2. Judul Dokumen : Nama surat dengan huruf kapital di tengah halaman.
3. Identitas Pembuat Surat : Nama, jabatan, dan otoritas pembuat (biasanya HR atau pimpinan langsung).
4. Identitas Karyawan : Nama lengkap, NIK, jabatan terakhir, divisi/departemen.
5. Masa Kerja : Tanggal mulai hingga tanggal terakhir bekerja, atau jika masih aktif: “hingga saat ini”.
6. Pernyataan Maksud : Misalnya: “Surat ini dibuat untuk keperluan administrasi” atau “untuk melamar pekerjaan”.
7. Tanda Tangan dan Stempel : Tanda tangan asli dan stempel perusahaan (jika fisik); e-signature resmi (jika digital).
8. Tanggal Pembuatan Surat : Memuat tanggal resmi surat tersebut keluar dan ditanda tangani.

Catatan: Untuk keperluan luar negeri, sebaiknya buat juga versi bahasa Inggris atau gunakan jasa penerjemah tersumpah (sworn translator).

Baca Juga : Catat Perbedaan Penerima Upah Dan Bukan Penerima Upah!

Contoh-Contoh Surat Keterangan Kerja di Perusahaan

Menulis surat ini tidak bisa sembarangan, apalagi jika ditujukan untuk keperluan dalam kegiatan yang resmi.

Supaya Anda tidak bingung bagaimana cara menyusunnya, mari kita lihat beberapa contoh riil yang bisa Anda jadikan referensi:

1. Contoh Surat Keterangan Karyawan Aktif

PT. Tunas Sejahtera Abadi
Jl. Mawar No. 88, Surabaya

SURAT KETERANGAN KERJA

Dengan ini kami menyatakan bahwa:

Nama        : Farhan Rizky
Jabatan     : Staff IT
NIK         : 19000123

Adalah benar karyawan aktif di PT. Tunas Sejahtera Abadi sejak 1 Februari 2021 hingga saat ini.

Surat ini dikeluarkan atas permintaan yang bersangkutan untuk keperluan administrasi.

Surabaya, 15 Juni 2025
Tertanda,

Lina Setyaningsih  
HRD Manager  
(tanda tangan & stempel)

2. Contoh Surat Keterangan Kerja Resign

PT. Cahaya Mandiri
Jl. Ahmad Yani No. 45, Bandung

SURAT KETERANGAN KERJA

Dengan ini kami menyatakan bahwa:

Nama        : Silvia Wulandari
NIK         : 88219900
Jabatan     : Marketing Executive

Telah bekerja di PT. Cahaya Mandiri sejak 3 Maret 2018 hingga 30 Maret 2024.

Selama masa kerja, yang bersangkutan menunjukkan dedikasi dan integritas tinggi.

Demikian surat ini kami buat untuk digunakan sebagaimana mestinya.

Bandung, 5 April 2024
Tertanda,

Bagus Haryanto  
Kepala Divisi SDM

3. Contoh Surat Keterangan Kerja Freelancer

CV. Kreativa Digital Indonesia

SURAT KETERANGAN KERJA

Dengan ini menyatakan bahwa:

Nama        : Wahyu Dwi Prasetyo
Pekerjaan   : Freelance Copywriter

Telah bekerja secara kontrak proyek dengan CV. Kreativa Digital Indonesia sejak 15 Januari 2022 hingga 1 Mei 2024.

Surat ini dibuat sebagai dokumen pendukung portofolio kerja.

Jakarta, 2 Mei 2024
Tertanda,

Tania Astuti  
Project Manager

Sumber :

1. https://www.detik.com/bali/berita/d-6595772/7-contoh-surat-keterangan-kerja-untuk-berbagai-keperluan
2. https://glints.com/id/lowongan/fungsi-surat-keterangan-kerja/
3. https://www.tempo.co/ekonomi/fungsi-surat-keterangan-kerja-melamar-kerja-lagi-hingga-pencairan-pensiun-453853
4. https://www.talenta.co/blog/contoh-surat-keterangan-karyawan-tetap-yang-masih-bekerja/

Mau kelola karyawan lebih mudah dan tanpa stres? Proses yang sederhana dan terorganisir membuat pekerjaan HR jadi lebih lancar. Jangan biarkan pengelolaan yang rumit menghambat tim Anda. Konsultasi sekarang untuk solusi yang praktis dan efisien!