Absen Manual – Absen manual adalah metode pencatatan kehadiran yang dilakukan secara konvensional, biasanya menggunakan kertas dan tanda tangan. Meskipun sederhana, absen manual adalah sistem yang masih banyak digunakan, terutama di perusahaan kecil atau yang belum beralih ke teknologi digital. Pastikan Anda memahami cara kerja absen manual adalah dan manfaatnya sebelum beralih ke sistem otomatis.

Apa Itu Absen Manual?

Absen manual adalah sistem pencatatan kehadiran karyawan secara tradisional yang dilakukan dengan menggunakan lembaran atau buku catatan untuk mencatat jam masuk dan jam keluar karyawan. Karyawan harus menulis waktu mereka tiba dan meninggalkan tempat kerja secara langsung di kolom yang telah disediakan.

Absen manual dapat berupa buku absen yang ditempatkan di pintu masuk kantor atau meja HRD, atau menggunakan form lembaran untuk setiap karyawan yang perlu diisi setiap harinya. Meskipun metode ini tampak sederhana, pencatatan manual memerlukan pengawasan dan kontrol yang lebih intensif serta berpotensi menimbulkan kesalahan atau manipulasi data.

Baca Juga : Nilai Maksimal TKD BUMN Sudah Ada? Yuk Cari Tahu!

Apa Saja Kelebihan dan Kekurangan Absen Manual?

Seperti halnya sistem lainnya, absen manual memiliki kelebihan dan kekurangan. Berikut adalah beberapa aspek yang perlu diperhatikan:

Kelebihan Absen Manual

1. Sederhana dan Mudah Digunakan
   Absen tidak memerlukan perangkat keras atau aplikasi khusus. Cukup dengan buku dan pulpen, pencatatan absensi dapat dilakukan dengan mudah oleh siapa saja, bahkan tanpa pelatihan khusus.
2. Biaya Rendah
   Karena menggunakan alat sederhana seperti buku dan pulpen, biaya operasional untuk sistem absen sangat rendah. Perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk perangkat keras atau perangkat lunak yang mahal.
3. Tidak Bergantung pada Teknologi
   Absen tidak memerlukan koneksi internet atau perangkat elektronik. Ini berarti dapat digunakan di area dengan koneksi internet yang terbatas atau di perusahaan yang belum menerapkan sistem teknologi canggih.

Kekurangan Absen Manual

1. Risiko Kesalahan atau Pemalsuan
   Pencatatan yang dilakukan secara manual rentan terhadap kesalahan penulisan atau manipulasi data. Misalnya, karyawan bisa menulis waktu masuk atau keluar secara tidak akurat, yang dapat mempengaruhi keakuratan data absensi.
2. Memerlukan Pengawasan yang Ketat
   Karena pencatatan dilakukan secara langsung oleh karyawan, sistem absen membutuhkan pengawasan ketat untuk memastikan tidak ada karyawan yang mengisi data secara tidak jujur. Ini dapat menjadi beban administrasi yang besar.
3. Waktu yang Diperlukan untuk Pengolahan Data
   Setiap hari, lembar absen harus diperiksa dan data harus dimasukkan ke dalam sistem penggajian atau laporan absensi. Proses ini memakan waktu lebih lama dibandingkan dengan sistem digital yang dapat memproses data secara otomatis.
4. Tidak Efisien untuk Perusahaan Besar
   Di perusahaan besar dengan jumlah karyawan yang banyak, absen tidak praktis dan cenderung menyulitkan dalam hal pengawasan dan pengelolaan data. Setiap kesalahan kecil dalam pencatatan dapat mengarah pada ketidaktepatan dalam perhitungan gaji atau evaluasi karyawan.

Bagaimana Cara Membuat Lembar Absen Manual?

Membuat lembar absen manual cukup mudah dan bisa dilakukan oleh siapa saja. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuatnya:

1. Siapkan Kolom yang Diperlukan
   Setiap lembar absen harus mencakup kolom untuk informasi berikut:
   • Nama Karyawan
   • Tanggal
   • Waktu Masuk
   • Waktu Keluar
   • Tanda Tangan Karyawan (opsional, bisa juga menggunakan kode atau ID karyawan)
2. Buat Format yang Rapi
   Format lembar absen harus mudah dipahami dan memiliki ruang yang cukup untuk informasi setiap hari. Bisa menggunakan format tabel dengan kolom yang jelas agar data dapat dicatat dengan rapi. Anda bisa menggunakan aplikasi pengolah data seperti Microsoft Excel atau Google Sheets untuk mempermudah pembuatan format.
3. Pilih Tempat Penyimpanan yang Aman
   Lembar absen ini perlu disimpan dengan baik untuk menghindari kerusakan atau kehilangan data. Bisa disimpan dalam bentuk file fisik di lemari tertutup atau digital di komputer yang dilindungi password.
4. Periksa Keakuratan dan Keamanan Data
   Setelah setiap lembar absen diisi, pastikan untuk memeriksa keakuratan informasi yang tercatat. Jangan lupa untuk menjaga kerahasiaan data karyawan, terutama yang berhubungan dengan jam kerja dan gaji.

Apakah Absen Manual Masih Digunakan di Perusahaan Besar?

Meskipun sistem absen ini masih digunakan di beberapa tempat, perusahaan besar cenderung beralih ke sistem absensi digital karena alasan efisiensi dan akurasi. Di perusahaan besar dengan ribuan karyawan, penggunaan absen ini bisa menjadi sangat tidak efisien dan rentan terhadap kesalahan manusia.

Namun, beberapa perusahaan yang beroperasi di daerah terpencil atau yang belum sepenuhnya mengadopsi teknologi masih menggunakan absen ini. Dalam hal ini, perusahaan kecil atau menengah mungkin lebih memilih untuk menggunakan sistem absen ini karena biaya yang lebih rendah dan kemudahan operasional.

Di perusahaan besar yang sudah menggunakan teknologi canggih, sistem absensi digital biasanya lebih disarankan karena dapat meminimalkan potensi kecurangan, otomatisasi pengolahan data absensi, dan dapat diakses secara real-time untuk memudahkan manajer atau HRD dalam pengelolaan kehadiran karyawan.

Apa Perbedaan Antara Absen Manual dan Digital?

Perbedaan utama antara absen manual dan digital terletak pada proses pencatatan dan pengolahan data. Berikut adalah perbandingan antara keduanya:

1. Proses Pencatatan

• Absen Manual: Karyawan mencatatkan kehadiran mereka secara langsung di lembar atau buku absen yang tersedia. Pengisian dilakukan dengan tangan menggunakan pulpen atau spidol.
• Absen Digital: Karyawan mencatatkan kehadiran menggunakan perangkat elektronik, seperti komputer atau ponsel pintar, dengan menggunakan aplikasi atau perangkat absensi berbasis cloud.

2. Keakuratan Data

• Absen Manual: Rentan terhadap kesalahan penulisan, manipulasi data, atau kelalaian dalam mencatatkan waktu.
• Absen Digital: Lebih akurat karena data tercatat secara otomatis dan dilindungi dengan teknologi yang meminimalkan kesalahan manusia.

3. Waktu Pengolahan

• Absen Manual: Data harus diinput secara mandiri ke dalam sistem penggajian atau laporan, yang membutuhkan waktu lebih lama.
• Absen Digital: Data langsung tercatat dan dapat langsung digunakan untuk keperluan lain, seperti penghitungan gaji atau evaluasi kinerja.

4. Fleksibilitas dan Aksesibilitas

• Absen Manual: Hanya bisa diakses secara fisik di tempat perusahaan dan memerlukan penyimpanan yang aman.
• Absen Digital: Dapat diakses kapan saja dan di mana saja, serta dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang mendukung manajemen karyawan.

Soal:

Perusahaan PT XYZ menggunakan sistem absen manual dengan buku absen yang disediakan di pintu masuk kantor. Setiap karyawan diminta untuk menulis waktu masuk dan keluar di buku absen. Pada tanggal 10 Mei 2023, seorang karyawan mencatatkan waktu masuk pada pukul 08.15 dan keluar pada pukul 17.00. Jika karyawan tersebut memiliki waktu istirahat selama 1 jam, berapa jam kerja yang dihitung pada hari itu?

Pembahasan:

1. Waktu masuk: 08.15
2. Waktu keluar: 17.00
3. Durasi istirahat: 1 jam
4. Durasi kerja = Waktu keluar – Waktu masuk – Durasi istirahat
   = (17.00 – 08.15) – 1 jam
   = 8 jam 45 menit – 1 jam
   = 7 jam 45 menit

Jam kerja yang dihitung adalah 7 jam 45 menit.

Absen manual, meskipun masih digunakan oleh sebagian perusahaan, cenderung lebih rentan terhadap kesalahan dan kurang efisien dibandingkan dengan sistem digital. Perusahaan besar, terutama yang memiliki banyak karyawan, lebih cenderung menggunakan sistem absensi digital yang lebih cepat, akurat, dan mudah diakses.

Absen manual adalah sistem yang masih digunakan di beberapa perusahaan meskipun teknologi sudah berkembang pesat. Meskipun lebih tradisional, absen manual adalah pilihan yang hemat biaya bagi perusahaan kecil. Namun, jika Anda berencana untuk beralih ke sistem yang lebih efisien, pelajari lebih lanjut tentang cara bertransformasi ke sistem digital di manajemenkorporat.id.

Sumber Referensi:

1. https://manajemenkorporat.id
2. https://www.talenta.co/blog/cegah-covid-19-dengan-mengganti-mesin-fingerprint-ke-absensi-online/
3. https://www.talenta.co/blog/sistem-absensi-harian-untuk-kerja/
4. https://www.talenta.co/blog/absensi-karyawan-online-manual/
5. https://www.talenta.co/blog/metode-absen-kerja-onlen-online-sidik-jari-untuk-kehadiran-mandiri/
6. https://www.talenta.co/blog/aplikasi-fingerprint-vs-absensi-online-ini-kelebihan-dan-kekurangannya/
7. https://www.tipskerja.com/wp-content/uploads/2020/01/contoh-absensi-karyawan-harian-manual.jpg
8. https://0.academia-photos.com/attachment_thumbnails/48718812/mini_magick20180818-25918-8xfbnv.png?1534594926